Weshalb die Interne Kommunikation ein Selbstverständnis benötigt

Ist die Interne Kommunikation nicht so wirksam wie beabsichtigt, kann das viele Gründe haben. In letzter Zeit treffen wir immer wieder auf den einen, der auf den ersten Blick nicht zu den Offensichtlichen gehört: Das gemeinsame Selbstverständnis fehlt. Ein guter Indikator ist es, wenn ein Kommunikationsteam in die Umsetzungsfalle getappt ist. Vielleicht kennen Sie das selbst: Man schafft und schafft, aber das Handeln folgt eigentlich nicht wirklich einem strategischen Sinn und Zweck – am Ende bleibt die erhoffte Wirkung dann einfach aus.

Wie ist es denn bei Ihnen? Haben Sie den Zweck Ihrer Internen Kommunikation bereits in Worte gefasst? Haben Sie erarbeitet und festgelegt, warum es Sie gibt und welche Aufgaben das Team erfüllt? Falls nicht, ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt, denn der Nutzen des Ergebnisses ist sehr viel größer, als es der Aufwand für den Prozess scheint.

Alles beginnt mit dem grundlegenden Bedarf, ein solches Selbstverständnis zu entwerfen und auszuformulieren. Dies kann erstmalig erfolgen oder etwas Bestehendes wird angepasst, beispielsweise wenn andere Rahmenbedingungen entstehen. Ein anstehender Change-Prozess im Unternehmen, zusätzliche Ressourcen für die Einheit, neue Kompetenzen im Team oder auch ein Wechsel in der Geschäftsführung.

Mit dem Blick nach innen bekommt das Team meist schnell eine klare Vorstellung vom aktuellen Standort und erkennt zugleich neue Richtungen, die gemeinsam eingeschlagen werden könnten. Die Klarheit über die Zweckbestimmung verschafft am Ende dann auch Klarheit über die Perspektive jedes Einzelnen. Neben dem „Wozu“ geht es immer auch um das „Wie“ und “Wer”. Welche Aufgaben hat Ihr Team, welche nimmt es von den Stakeholdern an oder lehnt sie ab? Welche Partner unterstützen Sie dabei?

Was denken die Stakeholder?

Im ersten Schritt führen Sie Interviews mit Ihren wichtigsten Stakeholdern, um ein Bewusstsein für die unterschiedlichen Zielgruppen Ihrer Arbeit zu bekommen und ein Bild der Bedürfnisse und Erwartungen an die Interne Kommunikation. Dazu gehört die Geschäftsleitung, Führungskräfte und alle, die viel in ihre Teams kommunizieren müssen. Nehmen Sie auch eine Gruppe von Mitarbeitenden in die Befragung auf. Mit diesem Wissen gehen Sie mit dem erweiterten Kommunikationsteam in einen gemeinsamen Workshop. Im besten Falle moderiert und mit Ihrem klaren Ziel geplant: Das Ergebnis der gemeinsamen Arbeit soll ein ausformuliertes Selbstverständnis der Internen Kommunikation im Unternehmen sein.

Welche der Wünsche Ihrer Stakeholder können und wollen Sie bedienen? Was soll Ihre Interne Kommunikation eigentlich sein: Sparringspartner, Umsetzer, Enabler? Wollen Sie die Kommunikation zentralisieren oder die Menschen im Unternehmen befähigen, die ebenfalls kommunikativ im Unternehmen agieren? Sind Sie auch strategisch beratend oder verstärkt umsetzend tätig? Was wollen oder müssen Sie loslassen?

Sie sehen schon: Fragen über Fragen. Um die interne Sicht auf Ihre Arbeit mit dem Blick Ihrer Stakeholder abzugleichen, kann die Starfish-Methode helfen:

KEEP DOING: Dinge, die wir gut machen und die wir für wertvoll halten.

LESS OF: Dinge, die wir tun und die nur einen begrenzten Wert haben.

MORE OF: Dinge, die wir tun und die den Wert maximieren, wenn wir sie noch öfter tun.

STOP DOING: Dinge, die keinen Wert mehr bringen.

START DOING: Neue Maßnahmen oder Ideen, um mehr Wert zu schaffen.

Über diese bekannte Retro-Methode finden Sie viele Informationen im Internet. Bei der Auswertung behalten Sie die Ressourcen des Teams im Blick: Wie viele Mitarbeitende stehen zur Verfügung und welche Kompetenzen haben sie? Müssen neue Kompetenzen erlernt werden, um das Selbstverständnis im Arbeitsalltag umsetzen zu können?

Im Anschluss geht es an die Implementierung, an der alle diejenigen beteiligt sind, die daran mitgearbeitet haben, also das erweiterte Kommunikationsteam. Die erste Aufgabe der Internen Kommunikation ist dann die interne Kommunikation in eigener Sache, denn alle Stakeholder müssen über das Ergebnis informiert und motiviert werden, ihr Feedback zu geben.

Ganz automatisch werden damit auch Veränderungen in den Kanälen und Formaten einhergehen, sie folgen den Aufgaben des Teams. Vielleicht werden Sie feststellen, dass neue Aufgaben nur dann ausgefüllt werden können, wenn Formate hinzukommen, Kanäle entstehen oder gehen, um Kapazitäten freizumachen.

Auch wenn Ihnen diese Aufgabe zunächst einmal groß erscheint – der Nutzen für das Team und am Ende auch für das ganze Unternehmen ist riesig. Gehen Sie diese Sache schnell an, um schon bald mit völlig neuem Selbstbewusstsein, frischer Motivation und klarem Fokus durchstarten zu können. Sie werden sehen – es lohnt sich!