Austausch im Team effizienter gestalten

Das Smalltalk-Thema Nummer eins ist aktuell nicht das Wetter. Stattdessen werfen wir uns Prozentzahlen zu: Bei mir werden es 60/40. Bei uns im Unternehmen gibt es noch keine Ansagen, aber man munkelt etwas von 50/50. Und wenn es ganz schlecht läuft: Wir müssen 100 Prozent zurück. Die Rede ist von der zukünftig möglichen Verteilung der Arbeitszeit auf Homeoffice und Büro. Bei diesen Gesprächen gibt es Gewinner*innen und Verlierer*innen. Ganz klar bekommen die Unternehmen ein anerkennendes Nicken, die überwiegend Homeoffice ermöglichen und den Mitarbeitenden damit viel Freiraum zur Entscheidung lassen.

Für viele Führungskräfte manifestiert sich mit diesen Festlegungen eine neue Arbeitsform, eine neue Führungskultur und es entstehen auch Unsicherheiten. Wie soll ich mein Team in diesem neuen Normalzustand zusammenhalten, einzelnen Bedürfnissen gerecht werden und vor allem die Leistung sicherstellen, die erwartet wird? In den letzten zwei Jahren wurde zwar viel Neues für die Zusammenarbeit und den Zusammenhalt erfolgreich ausprobiert und umgesetzt, aber trotzdem waren wir in einem erklärten Ausnahmezustand, der bald vorbei sein sollte und damit auch die Rückkehr zu bewährten Mustern. Wer diese Hoffnung hatte, muss sich nun endgültig von ihr verabschieden.

Diverse Studien haben uns in den letzten Monaten gezeigt, dass die Kommunikation der Führungskräfte mit ihren Mitarbeitenden (und umgekehrt) herausfordernd war. Eine repräsentative Studie von Talentsoft hatte zum Beispiel herausgefunden, dass drei von vier Mitarbeiter*innen das Gefühl haben, weniger Kontakt zu ihren Vorgesetzten zu haben. Dabei halten über zwei Drittel (73 Prozent) der Befragten Feedback durch ihre Vorgesetzten auch während der Coronakrise für ausgesprochen wichtig. 36 Prozent mussten gänzlich auf eine Leistungsbeurteilung durch ihren Vorgesetzten verzichten. Wenn sich die interne Kommunikation auf den digitalen Chat beschränkt, leidet die Verbundenheit zum Team, zu den Vorgesetzten und am Ende auch zum Unternehmen.

Wir wollen für mehr direkten Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem werben, einfach weil es so enorm wichtig für Produktivität und Motivation ist und weil ein gutes Gespräch viel einfacher ist, als man denkt. Das sind unsere fünf Tipps:

1. Achtsamkeit ist mehr als ein Trend. Für Führungskräfte ist sie ein entscheidender Teil ihrer Führungsarbeit. Das bedeutet auch, nicht mit einem Auge im E-Mail-Account, im Chat oder mit den Gedanken woanders zu sein. Nehmen Sie sich aktiv vor, im nächsten Termin voll da zu sein. Schließen Sie alle anderen Programme, in denen Aktivität stattfinden könnte. Das Signal, dass Sie senden, ist Wertschätzung. Und auch für Sie selbst hat Achtsamkeit nur Vorteile. Sie nehmen Geschwindigkeit raus und das macht Sie stabil und Ihre Präsenz stark.
2. Fördern Sie Lösungsorientierung. Ersetzen Sie bei der Besprechung von Problemen oder Handlungen ein „Warum“ (Warum hast Du das gemacht?) durch eine andere W-Frage. Zum Beispiel durch ein „Wie“ (Wie gehen wir damit um?) oder „Welche“ (Welche Erkenntnis gewinnen wir daraus?). Insbesondere bei Gesprächen mit Konfliktpotenzial oder problematischen Themen fokussieren Sie damit die Lösung eines Problems, anstatt Ihr Gegenüber zur Rechtfertigung zu drängen. Mit einem anschließenden „Was muss passieren, damit Du Dich wohler fühlst und die Situation besser wird?“ öffnen Sie die Tür für ganz konkrete Umsetzungsmöglichkeiten, die nicht unbedingt mit Ihrer Unterstützung erfolgen müssen.
3. Fassen Sie das Gehörte noch einmal zusammen, um sicherzustellen, dass sie ein gemeinsames Verständnis eines Themas haben. Gerade bei detailorientierten Menschen hilft das sehr, um auf den Kern des Anliegens zu kommen.
4. Geben Sie Raum für Emotionen, Probleme, Ideen und Meinungen), aber schließen Sie ihn auch wieder, wenn nötig. Als Führungskraft können Ihrem Gegenüber mit offenen Fragen Raum geben und ihn mit geschlossenen Ja/Nein-Fragen wieder schließen. Mit einer gemeinsamen Vereinbarung, bis wann etwas erledigt sein soll, stellen Sie anschließend noch Verbindlichkeit her.
5. Machen Sie während der Gesprächsvorbereitung bewusst, wie wichtig Ihre Beschäftigten sind. Es muss Ihnen nicht immer die beste Frage oder Lösung einfallen. Sie brauchen keine ausgefeilten rhetorischen Kniffe, wenn Sie mit einer wertschätzenden, authentischen Haltung ins Gespräch gehen. Wichtiger als die Methodik ist, dass Feedback-Gespräche tatsächlich geführt und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Haben Sie den Mut mit Ihren Beschäftigten in einen offenen, authentischen und konstruktiven Austausch zu gehen.

Natürlich ist Zeit immer ein Faktor. Oft haben Führungskräfte das Gefühl, im Meeting-Marathon keine Zeit für Mitarbeitenden-Gespräche zu haben. Aber das ist kurzfristig gedacht und kann auch eine willkommene Ausrede sein, sie sich nicht zu nehmen. Überprüfen Sie Ihren Kalender einmal auf wichtige und eher unwichtige Termine. Streichen Sie rigoros, ziehen Sie sich aus Routinen raus, die keinen Mehrwert haben. Das regelmäßige Gespräch mit Ihren Mitarbeitenden ist das entscheidende Tool, mit dem Sie Stimmung und Engagement hochhalten.