Man hört es immer wieder: Die Unternehmens-IT führt ein neues Intranet ein und nur wenige Wochen nach dem Start folgt die Ernüchterung. Die Klick- und Nutzungsraten entwickeln sich nicht wunschgemäß, niemand kommt ins neue Tool. Dann ist meist große Ratlosigkeit angesagt: Was ist falsch gelaufen und wie können wir mehr Menschen für die Artikel begeistern?
Nutzerinnen und Nutzer stehen dem neuen Tool oft im besten Fall fragend, schlimmstenfalls skeptisch gegenüber. Diejenigen, die das hätten verhindern können, werden oft zu wenig und zu spät eingebunden: die Kolleg*innen der Internen Kommunikation (IK). Dabei spielen sie eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Einführung neuer Tools. Sie kennen die Zielgruppe, ihre Wünsche, die Arbeitsumstände und verfügbaren Zeitfenster, ihre Sprache und Bedürfnisse. Entsprechend passgenau kann sie deren Bedarfe in den Veränderungsprozess einbringen.
Menschen mögen Gewohnheiten
Vielleicht denken Sie jetzt: Wer findet sich denn heutzutage nicht in einem Intranet zurecht? Wer kann denn nicht mit einer veränderten Optik umgehen? Die Antwort aus der Praxis lautet: Viele! Denn neue technische Anforderungen sind immer zusätzliche Arbeit. Alles geht erst einmal langsamer, man findet die Dinge nicht am gewohnten Ort und nicht jeder hat intuitiv einen leichten Zugang zu neuen Features.
Hinzu kommt: Wir Menschen sind gewohnheitsliebend. Auch veränderungsbereite Menschen mögen ihre (funktionierenden) Routinen und Rituale. Zum Beispiel den morgendlichen Blick ins Intranet. Gerade in transformativen Zeiten, wie sie gerade in jedem Unternehmen zu finden sind, sorgen Gewohnheiten und Altbewährtes für persönliche Ruhe, Stabilität und, ganz wichtig: Sicherheit.
Frag mich morgen noch mal
Ein aktuelles Beispiel ist die neue Version von MS-Teams, die gerade in vielen Unternehmen ausgerollt wird. Für die einen ist das ein lang ersehntes Update mit neuen Funktionen. Für die anderen ein enormer Stressfaktor, hatten sie sich doch „gerade erst“ an das Tool gewöhnt, haben alte Kommunikationskanäle aufgegeben und diesen angenommen. Diese Gruppe wird so lange wie möglich den „Frag mich morgen nochmal“-Button bedienen oder den Regler zurück zur alten Version schieben.
Dabei könnte alles so einfach sein. Ein neues Tool ist immer auch ein (kultureller) Change. Einer, der begleitet werden sollte, damit die neuen Funktionen auch ankommen, ihre Vorteile klar werden und das Tool selbst am Ende gut angenommen werden kann.
Die Interne Kommunikation kann und sollte den Einführungsprozess begleiten und passende Kommunikationsstrategien entwickeln. Sie sollte immer wieder sicherstellen, dass die Mitarbeitenden auf die Neuerungen vorbereitet sind, sich im neuen Tool zurechtfinden und wissen, was sie wo und warum finden. Ebenso entsteht eine einmalige Gelegenheit, die Inhalte und den Aufbau mitzugestalten und an den Zielgruppen auszurichten.
Die Interne Kommunikation als Brückenbauer
Während IT-Expertinnen und -Experten in der Technikwelt zu Hause sind, bewegt sich die Interne Kommunikation auf den Pfaden der zwischenmenschlichen Beziehungen im Unternehmen. Durch ihren ständigen Kontakt zu den Zielgruppen verstehen sie, wie die Mitarbeitenden denken, welche Informationskanäle sie bevorzugen und wie sie am besten erreicht werden können. Dieses Wissen ist von unschätzbarem Wert bei der Gestaltung eines benutzerfreundlichen Intranets.
Die IK fungiert somit als Brückenbauer zwischen den technischen Aspekten der IT-Welt und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Veränderungsprozessen. Sie sorgt dafür, dass das Intranet nicht nur ein weiteres technisches Tool ist, sondern ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur wird. Durch gezielte Kommunikation schafft sie Transparenz und Verständnis für den Change, motiviert die Mitarbeitenden zur aktiven Nutzung, unterstützt die Gewöhnungsphase und damit auch den Erfolg des Projekts.
IT und IK können ein echtes Dreamteam werden, wenn sie ihre unterschiedlichen Kompetenzen anerkennen. IT-Projekte werden nicht nur umgesetzt, sondern nachhaltig erfolgreich in das Unternehmen eingebracht. Ein schöner Zusatznutzen: Die Reputations-Konten beider Disziplinen werden gefüllt.
Checkliste: Erfolgreiche Kommunikation beim Intranet-(Re-)Launch
- Zielgruppen identifizieren
Definieren Sie klar, wer die Hauptzielgruppen für das neue Intranet sind. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Gruppen. - Bedürfnisse analysieren
Führen Sie Umfragen oder Workshops durch, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Mitarbeitenden in Bezug auf das Intranet zu kennen und zu verstehen. Ermitteln Sie, welche Funktionen und Informationen ihnen besonders wichtig sind. - Kommunikationsstrategie entwickeln
Legen Sie Ziele für die Intranet-Kommunikation fest (zum Beispiel: informieren, motivieren, schulen). Entwickeln Sie eine klare Botschaft, die die Vorteile des neuen Intranets für die Zielgruppen hervorhebt. - Festlegung von Kommunikationskanälen
Wählen Sie die geeigneten Kanäle für die Kommunikation aus.
Stellen Sie sicher, dass die gewählten Kanäle die verschiedenen Zielgruppen effektiv erreichen. - Botschafter benennen
Starten Sie eine Testphase und lassen Sie die Mitarbeitenden ausprobieren und mitentscheiden. Aktivieren Sie Early Adopter, die hier als erste vorangehen und die Funktionen ins Team tragen. - Informationsmaterialien erstellen
Entwickeln Sie leicht verständliche und ansprechende Materialien, die die Funktionalitäten des neuen Intranets erklären. Nutzen Sie kurze Videos, digitale Info-Calls, Sprechstunden oder Click-Anleitungen, um komplexe Informationen verständlich zu präsentieren. - Feedback-Mechanismen etablieren
Implementieren Sie Feedback-Möglichkeiten – am besten über Hierarchien und Abteilungs-Silos hinweg. Ermutigen Sie zu offener Kommunikation, um Bedenken und Anregungen frühzeitig zu identifizieren. - Change-Prozess begleiten
Entwickeln Sie einen klaren Zeitplan für die Kommunikation während des gesamten Relaunch-Prozesses. Berücksichtigen Sie Meilensteine und Phasen, in denen verstärkte Kommunikation erforderlich ist. - Erfolgsgeschichten erzählen
Sammeln Sie positive Erfahrungen und Erfolgsgeschichten von Mitarbeitenden, die das neue Intranet effektiv nutzen. Teilen Sie diese Geschichten, um zu motivieren und positive Einstellungen zu fördern. - Evaluieren und anpassen
Implementieren Sie regelmäßige Evaluationsmechanismen, um die Wirksamkeit der Kommunikationsstrategie zu überprüfen. Passen Sie die Strategie basierend auf dem Feedback und den Erfahrungen der Mitarbeitenden kontinuierlich an.
