Was es bei Mitarbeiterbefragungen zu beachten gilt

Für viele Kommunikatoren sind die Mitarbeitenden in Teilen unbekannte Wesen – irgendwie vergleichbar mit Teenagern: Sie lesen, was sie wollen, aber nicht, was sie sollen. Sie handeln nach Lustgewinn und Unlustvermeidung. Sie interessieren sich für den Speiseplan, aber nicht für die Mitteilungen der Geschäftsleitung. Will man erfahren, was die Angestellten über das Unternehmen denken, wie die Kommunikation sie besser erreichen kann oder welche Kanäle die Mitarbeitenden nutzen, gibt es dafür einen pragmatischen Weg: Sie einfach mal befragen.

Einstellungen zur Unternehmenskultur

Natürlich sind der Unternehmenskommunikation die Kolleginnen und Kollegen nicht an sich fremd. Man kennt viele, ihre Positionen, vielleicht sogar die Hobbys und die Namen der Kinder. Was Kommunikatoren jedoch in vielen Fällen umtreibt, sind zwei andere Punkte: der Wissensgrad der Mitarbeitenden zum Unternehmen, dessen Werten und Zielen und die Bindung an die Organisation.
Offen sind häufig Fragen wie: Sind Vision, Mission und Werte bekannt und verstanden worden? Wie fest verankert ist die Unternehmenskultur? Wird sie in den Teams gelebt? Warum werden einige Kanäle genutzt und andere nicht? Werden die Botschaften von der Geschäftsführung gehört und auch verstanden? Finden sie diese interessant? Oder sind ganz andere Sachen wichtig? Gibt es Fragen, Sorgen und Bedenken?

Befragungen sind kein Selbstzweck

In Zeiten der ständigen Transformationen sind die Bindung an das Unternehmen, das Vertrauen in Organisation und Führungskräfte sowie das dazu nötige Wissen um Vision, Mission und Werte entscheidende Erfolgsfaktoren. Eine Mitarbeitenden-Befragung kann hier für Klarheit sorgen und Ideen für Lösungswege aufzeigen.
Eine Befragung ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn das Management beziehungsweise die Organisation auch gewillt ist, sich mit den Ergebnissen zu beschäftigen und sie für Veränderungen zu nutzen. Geschieht dies nicht, entsteht der Eindruck, das Feedback sei nicht relevant und gefragt wird nur, um Häkchen an To-dos in Jahreszielen zu setzen. Befragungen, die für die Teilnehmenden langfristig keine Veränderungen bringen, sind nicht nur überflüssig, sondern kontraproduktiv.

Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Welches Ziel soll mit einer Befragung erreicht werden? Klären Sie das bitte vorab und bevor Sie damit beginnen, darüber zu sprechen, dass Sie eine Befragung durchführen! Fragen Sie sich, was genau Sie in einer Befragung herausfinden wollen. Geht es um die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihren Informationsstand, das Verhältnis zu den Vorgesetzten, die Kenntnis der Unternehmensstrategie oder um Verbesserungspotenziale? Binden Sie gegebenenfalls die Unternehmensleitung als Absender der Umfrage ein, um die Relevanz zu erhöhen. Weitere wichtige Akteure bei der Vorbereitung sind die Personalabteilung, die Rechtsabteilung und die Datenschutzbeauftragten.
Eine gute begleitende Kommunikation ist ebenso wichtig wie die Umfrage selbst. Beginnen Sie frühzeitig damit. Machen Sie auf die Befragung aufmerksam, erklären Sie den Zweck und ihre Relevanz. Betonen Sie die Anonymität der Befragung, um die Teilnehmenden zu Offenheit und Ehrlichkeit zu motivieren. Besonders diese Eigenschaften zeugen von Vertrauen, das hoffentlich in der Unternehmenskultur begründet liegt. Die Unterstützung der Führungskräfte bei der Kommunikation kann die Teilnahmebereitschaft zusätzlich erhöhen.

^{Fünf Praxistipps für Mitarbeiterbefragungen © Infografik Quadriga Media Berlin}

Beteiligung des ­Betriebsrats

Jede Mitarbeiterbefragung bedarf der Zustimmung des Betriebsrats. Dazu sollten die Eckdaten der Befragung einschließlich der Inhalte, des Verfahrens, der Auswertung und Speicherung der Daten sowie die Zusicherung der Anonymität der Teilnehmenden frühzeitig bekannt gegeben werden. Insbesondere in Unternehmen mit geringem Vertrauen in die Organisation lässt sich die Akzeptanz einer Befragung verbessern, wenn der Betriebsrat als Multiplikator ­fungiert.

Welche Fragen werden gestellt?

Der Fragebogen ist das Kernstück der Befragung. Er sollte eine maximale Bearbeitungszeit von 15 Minuten nicht überschreiten und abwechslungsreich gestaltet sein. Empfehlenswert sind offene und geschlossene Fragen sowie eine thematische Gliederung. Achten Sie darauf, dass der Fragebogen für verschiedene Abteilungen und Hierarchieebenen verständlich ist.

Tool und Tool-Test

Vielleicht gibt es in Ihrer IT-Umgebung bereits eine integrierte Befragungsmöglichkeit? In Deutschland sind gängige Tools wie Easy-Feedback, Netigate, SurveyMonkey und Lime Survey weit verbreitet, wobei die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien entscheidend ist. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Kriterien wie Anonymität, Datenschutz, Auswertungsmöglichkeiten und Integration in die IT-Infrastruktur des Unternehmens.
Haben Sie sich für ein Tool entschieden und Ihre Umfrage erstellt, dann bitten Sie Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Arbeitsbereichen um einen Test. Dieser hilft, die Verständlichkeit, die Dauer und auch technische Aspekte zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass die Umfrage auf allen Geräten im Unternehmen problemlos durchgeführt werden kann.

Kommunikative ­Begleitung

Haben Sie alles optimiert? Hat auch der Betriebsrat zugestimmt? Nun informieren Sie die Belegschaft über den Start der Befragung. Nutzen Sie auch hier die Führungskräfte, die Personalabteilung und den Betriebsrat als Unterstützer und Multiplikatoren. Teilen Sie regelmäßig den aktuellen Zwischenstand der Beteiligungsquote.
Die Erfahrung zeigt, dass die meisten Personen entweder direkt nach Erhalt des Aufrufs oder kurz vor Ablauf der Frist teilnehmen. Versenden Sie deshalb nach der Hälfte der Zeit eine Erinnerung, in der Sie allen danken, die sich bisher beteiligt haben, und alle noch fehlenden Personen um ihren Input bitten. Kommunizieren Sie auch den Schlusstermin klar und deutlich.

Auswertung der ­Ergebnisse

Achten Sie bei der Auswertung auf die Zufriedenheit der Teilnehmenden. Besonders interessant kann es sein, Unterschiede zwischen Abteilungen, Teams, Standorten oder Hierarchieebenen zu untersuchen.
Erstellen Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse und stellen Sie diese allen Mitarbeitenden zur Verfügung. Informieren Sie die Führungskräfte gesondert über die Ergebnisse ihrer Teams und bieten Sie ihnen Unterstützung bei möglichen Folgemaßnahmen an. Kommunizieren Sie weiterhin regelmäßig über den Stand der Maßnahmen, um Transparenz und Vertrauen zu fördern.
Aus datenschutzrechtlichen Gründen sollten die „Rohdaten“ im Befragungstool spätestens nach einem Jahr gelöscht werden. Sichern Sie daher alle aufbereiteten Ergebnisse. Mitarbeiterbefragungen sollten regelmäßig, idealerweise jährlich, durchgeführt werden, um Fortschritte zu verfolgen, nachzusteuern und neue Themen zu identifizieren.

Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe #Intern. Das Heft können Sie hier bestellen.