Optimieren, bis die KI kommt

Interne Kommunikation

Wer nicht fünf Dingen gleichzeitig seine Aufmerksamkeit schenken kann, wird den digitalen Alltag nur mit Mühe meistern. Posts, Calls, Mails, Tags – wir springen von Tool zu Tool, von Nachricht zu Link zu Video. Es ist und bleibt eine der wichtigsten Aufgaben der internen Kommunikation, alle Mitarbeitenden zu erreichen. Gleichzeitig stehen wir vor der Herausforderung relevant zu bleiben, die User nicht zu überfrachten.

Mitarbeitende nutzen täglich im Schnitt acht bis vierzehn Tools für ihre Arbeit. Viele davon halten Informationen bereit und konkurrieren damit auch untereinander. Mitarbeitende brauchen also intelligenten Support, um mit irrelevanten Informationen gar nicht erst belästigt zu werden.

Künstliche Intelligenz macht es möglich

Was bei der privaten Nutzung von (sozialen) Medien funktioniert, kann auch beim Management von beruflichen Informationen helfen: Auf Basis unseres Nutzerverhaltens selektieren Algorithmen Inhalte, die im Bereich unseres Interesses liegen. Für die Unternehmenskommunikation bedeutet das, den vermeintlichen Kontrollverlust zuzulassen, dass alles Publizierte auch bei jeder und jedem ankommt – Krisenkommunikation ist davon selbstverständlich ausgenommen. Die Selektion muss vielmehr dazu beitragen, dass der Content so angepasst und verbessert wird, dass maximal irrelevante Themen wegfallen. Durch diese automatische Analyse entsteht eine personalisierte Themenplanung.

Viel zitiert in Sachen Data Analytics respektive künstlicher Intelligenz (KI) in der internen Kommunikation ist das Unternehmen Siemens und sein „Coffee Mug“, ein personalisierter Newsfeed, der Mitarbeitende individuell mit Informationen aus verschiedenen internen und externen Quellen versorgt. Diesen Schritt werden vor allem größere Unternehmen mit mehreren aktiven Kommunikationsplattformen zukünftig gehen müssen, um den schmalen Grat zwischen Information und Überforderung zu meistern.

Office 365 kann in diesem Segment schon viel, scheitert aber meist an den Vorgaben des Datenschutzes vieler Unternehmen. Andere aktuell zur Verfügung stehende Analysetools der Hauptanbieter wie Beekeeper, Coyo oder Staffbase sind aktuell noch nicht so weit, dass sie ohne Expertenwissen nutzbar sind oder einem gar den Analyseaufwand abnehmen. Deshalb ergibt es Sinn, sich initial professionelle Unterstützung zu suchen, um die richtigen Maßnahmen zur Weiterentwicklung des Contentmanagements zu finden.

Aktives Contentmanagement als Übergangslösung

Für die meisten Verantwortlichen in der Kommunikation ist eine „Coffee Mug“ jedoch Zukunftsmusik. Dennoch gibt es ein paar einfache Handlungsfelder, die man angehen kann.

  1. Besprechen Sie mit der IT, welche Analysemöglichkeiten Sie jetzt schon haben und wie Sie diese sinnvoll nutzen können. Achten Sie darauf, dass die datenschutzrechtlichen Aspekte berücksichtigt sind und mit der Analyse keine Leistungskontrolle betrieben werden kann.
  2. Nutzen Sie erste Analyseergebnisse, um Ihren Content zu optimieren. Bestimmte Themen werden gar nicht gelesen? Raus damit! Bestimmte Inhalte kommen offenbar gut an? Mehr davon!
  3. Inhalt entscheidet – immer noch. Schreiben Sie klar und verständlich und halten Sie auch Redakteure und Corporate Influencer dazu an. Leitlinien und auch Schulungen helfen, die Qualität der Inhalte insgesamt zu verbessern.
  4. Experimentieren Sie mit der Angabe der Lesedauer. Diese hilft den Mitarbeitenden, die Auswahl der Inhalte auf ihr Zeitbudget abzustimmen.
  5. Weniger Kommunikationskanäle: Seien Sie offen für mögliche Migrationen und schneiden Sie alte Zöpfe ab, um die Anzahl der Plattformen zu reduzieren.

Die verfügbaren Analysetools der gängigen Hersteller machen dem Einzelnen noch zu viel Arbeit. Wer hat schon Zeit und Lust, sich diverse Vorschläge zur Optimierung des eigenen digitalen Arbeitsplatzes anzuschauen und umzusetzen? Diese Rolle wird mehr und mehr in der Unternehmenskommunikation verortet sein, vielleicht auch in einer neuen Position des Digital-Workplace-Managers. Denn die Annahme, dass ein Digital Workplace automatisch zur Schwimmhilfe in der Informationsflut wird, ist falsch. Bis die Datenanalyse die Nutzerinnen und Nutzer beim intuitiven Datenmanagement in den Unternehmen unterstützt, wird gutes Contentmanagement die Lücke füllen müssen.