Auf Zeiten der Aufrüstung folgt meist irgendwann eine Phase der Abrüstung. In unserem Fall ist das nicht militärisch, sondern kommunikativ gemeint. In den zurückliegenden Monaten wurde in den meisten Kommunikationsabteilungen ordentlich aufgerüstet: Podcasts, Videos, Newsletter, Dailys, Weeklys, Monthlys, virtuelle Townhalls, digitale Fragestunden und so weiter. Es wurde viel informiert, der Bedarf war hoch. Kommunikationskolleg*innen wollten Formate anbieten, die Verbindung schaffen, die Nähe herstellen.
Das hat alles seine Berechtigung, kostet aber natürlich auch Zeit – nicht nur in der Produktion, sondern auch beim Konsumenten. Die Zeit muss erst einmal gefunden werden, um all die entstandenen Newsletter zu lesen, Podcasts zu hören und Videos anzuschauen.
In den kommenden Monaten ist nun die Zeit, komplexe Systeme etwas zu vereinfachen. Was dafür Einzug in die interne Kommunikation halten sollte und wird, das ist die Sprachnachricht. Was sich im privaten Kontext längst durchgesetzt hat (weil zeitsparend), kann im beruflichen Kontext helfen, unsere Nachrichtenkanäle zu entrümpeln und den Relevanzfilter für die wirklich wichtigen Dinge zu säubern.
Vergleichbar ist die Idee mit der täglichen Nachrichtenflut aus der ganzen Welt. Medien publizieren News und Meinungen in einem Print-Produkt oder einem digitalen Pendant in Textform, zusätzlich in Podcasts und Videos. Irgendwann gab es das erste Morning-Briefing, eine Zusammenfassung der wichtigsten zurückliegenden Ereignisse, verbunden mit einem Ausblick und einer Einordnung. Damit hat man einen ersten Überblick, kann mitreden und bei Bedarf tiefer einsteigen.
Das gesprochene Morning-Briefing
Die Sprachnachricht des CEO als Morgen- oder Montags-Briefing wäre ein mögliches erstes Anwendungsbeispiel. Was steht heute oder diese Woche an? Gibt es Neuigkeiten? Termine? Deadlines? Erfolge?
Dabei muss das Thema Sprachnachricht nicht zwangsläufig unternehmensweit und auch nicht von der obersten Führungskraft gestartet werden. Das funktioniert auch im Team oder mit der Unternehmenskommunikation als Absenderin. Ein paar Anwendungsbeispiele:
- als kurzer Inhalts-Teaser für den umfangreichen Mail-Newsletter
- als gesprochene Version des Newsletters (das holt nicht nur diejenigen ab, die lieber hören statt lesen, sondern schließt zugleich Menschen mit einer Sehbehinderung ein)
- als Morning-Briefing der Teamleitung (Überblick über den Tag/ die Woche)
- zur CEO-Positionierung
- als kurze Erinnerung, dass die Anmeldung zur Weihnachtsfeier endet
Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Sprachnachricht in der internen Kommunikation ist …
- überall und über jedes Device hörbar,
- leicht und schnell zu produzieren,
- schnell und unkompliziert konsumierbar,
- datenschutzkonform, Zuschauer (z. B. im ÖPNV) bleiben draußen,
- Kultur schaffend: „Guten Morgen“, „Wie geht es euch?“, „Wir wünschen euch eine schöne Woche“, „Bitte denkt daran, …“ – ein gesprochenes, freundliches Wort schafft Verbindung und sendet Fürsorge,
- eine Pause vom Bildschirm,
- barrierefrei, da Inhalte für mehrere Sinne aufbereitet werden.
Allerdings ist es wichtig, dass die Unternehmenskultur für diese eher informelle Kommunikation bereit ist. Der oder die Sprecher*in braucht auch etwas Mut, denn die Effizienz steht hier vor der Perfektion. Zudem schwingen persönliche Stimmungen in einer Sprachnachricht immer mit. Zu beachten ist auch – so banal das vielleicht klingen mag –, dass alle Computer mit einer Soundkarte und alle Mitarbeitenden ohne Einzelbüro mit Kopfhörern ausgestattet sind.
Klingt nach einer guten Idee? Bevor Sie starten, halten Sie bitte kurz inne und schauen Sie nach wirklich sinnvollen Einsatzgebieten und Menschen, zu denen diese Art der Kommunikation passt. Starten Sie eine Kurzumfrage über Hierarchien und Altersgruppen hinweg, um den Bedarf abzusichern. Klären Sie, welches Equipment für die Aufnahme nötig ist und über welchen Kanal die Nachrichten geteilt werden. Legen Sie einen Aufnahme- und einen Sendetermin fest. Machen Sie Testaufnahmen, um einen Qualitätsstandard festzulegen. Und behalten Sie im Hinterkopf, dass die Sprachnachricht die Informationsflut abschwächen und die Aufnahme aller relevanten News vereinfachen soll.
Übrigens: Über ein kurzes Feedback zu Ihren Erfahrungen mit dem Tool freuen wir uns sehr – ganz gleich, ob per Sprachnachricht oder auf herkömmlichem Weg per Mail, in den Social-Media-Kanälen oder mal in echt bei einem Tee oder Kaffee.
