Die interne Kommunikation ist gefordert wie nie. Corona-Pandemie, Krieg in der Ukraine – eine Rückkehr zur Normalität scheint für viele IK-Abteilungen noch immer weit entfernt. Von einem „New Normal“ kann nicht die Rede sein. Hinzu kommt eine Fülle von Tools, die vielerorts für Verwirrung sorgen.
Vor zwei Jahren hatten die meisten Unternehmen zu wenig Formate, zu wenig Tools, zu viel Abstimmung. Mit Beginn der Pandemie und den Zeiten von Home-Office und Führen im virtuellen Raum musste dann plötzlich alles ganz schnell gehen. Per Schnellschuss entstanden Formate, Tools und ganze IK-Abteilungen. Heute gibt es zwei Gruppen: Die einen waren schon immer gut aufgestellt und sind es nach wie vor. Die anderen arbeiten mit dem, was ganz fix entschieden wurde, und ringen jetzt mit dem Gefühl, dass mal aufgeräumt, sortiert und neu zusammengesetzt werden müsste.
Was also tun? Wir empfehlen eine Rückbesinnung auf die strategischen Aufgaben der IK, auch wenn es dafür etwas Mut braucht. Denn an so mancher Stelle wird es bedeuten, sich von Liebgewonnenem zu trennen, das erst seit einigen Monaten im Einsatz ist. Oder Aufgaben und Rollen neu zu verteilen, damit jedes Format den passenden Raum und die notwendigen Inhalte erhält. Aber: Aufräumen und Orientierung schaffen tun not.
Große Transformationen stehen bevor
Als IK ist es wichtig, das große Ziel vor Augen zu haben und dafür den Weg zu ebnen. Noch befindet sich die Wirtschaft in den (Nach-)Wehen der Pandemie und inmitten einer europäischen Kriegs-Erstarrung. Die Investitionen sind aufgrund gestiegener Rohstoffpreise, Lieferengpässe und bedrohlich steigender Energiekosten noch vorsichtig verhalten, an so mancher Stelle sogar rückläufig. Aber sobald die allgemeine Zurückhaltung dem Blick nach vorn weichen wird, stehen den meisten Unternehmen große Transformationen bevor.
Und wir wissen, dass diese Prozesse und Bewegungen nur dann eine Chance haben, wenn sie mit entsprechender Kommunikation begleitet werden. Mit Kommunikation, die die Menschen auch erreicht. Dafür müssen wir wissen, wie die Kolleg*innen arbeiten, kommunizieren und Informationen konsumieren.
Back to Basics in einer neuen Zeit – denn unsere Kommunikation wird essenziell, um die anstehenden Herausforderungen einzuordnen und wirksam zu begleiten. Insofern: Lassen Sie uns aufräumen, um so aus der Umsetzungs- in die Führungsrolle zu kommen.
- Fühlen Sie der Organisation die Stirn, um den Erhitzungsgrad wahrzunehmen. Das gelingt am validesten mit einer direkten Befragung eines gesunden Querschnitts Ihrer Zielgruppen.
- Beschäftigen Sie sich mit dem Thema „User Experience“ und holen sich Expertise dazu. Erfahrungsgemäß ist es gelegentlich etwas mühsam, das Thema durchzusetzen – Stichwort Datenschutz und Nachvollziehbarkeit des individuellen Nutzerverhaltens. Deshalb ist es wichtig, hier eine DSGVO-konforme Lösung zu finden und auch den Betriebsrat rechtzeitig ins Boot zu holen. Aber der Aufwand lohnt sich, denn Sie werden nicht länger im Trüben fischen, wenn es um die Wahl der richtigen Tools und Inhalte geht.
- Schauen Sie auf die Potenziale der verschiedenen Anwendungen. Die meisten Tools können sehr viel mehr, als wir üblicherweise nutzen, und alle Anbieter entwickeln ihre Produkte entsprechend den zunehmenden Bedarfen kontinuierlich weiter. Die Technik sollte auch zum Bedarf der Sender passen. Behalten Sie das im Blick.
- Investieren Sie gemeinsam mit HR in Schulungen, Lernvideos, Work-Hacks und informieren Sie laufend über neue Funktionen und Features.
- Fragen Sie sich und vor allem die Nutzer*innen, wie viele der Angebote überhaupt effektiv nutzbar sind. Wer vier unterschiedliche Kanäle „überwachen“ muss und dann auch noch die Erwartung besteht, dass überall gleich schnell geantwortet wird, dem bleibt kaum Zeit für die eigentlichen Aufgaben.
- Stellen Sie ein gemeinsames Verständnis über die Nutzung der Kanäle her. Der eine mag das Teilen von Bildchen und Herzchen, die andere ist eher genervt und fühlt sich zugespamt oder abgelenkt.
- Richten Sie die Augen auch schon nach vorn in die neue Welt von Augmented und Virtual Reality. Unsere dezentrale Arbeitsweise wird in Teilen erhalten bleiben und um wirklich hybrid zu arbeiten, sollten alle Beteiligten das gleiche „Erlebnis“ teilen. Zugegeben, hier muss auch das entsprechende Budget vorhanden sein, aber zu wissen, welche Möglichkeiten es gibt und was sie bieten, ist der erste Schritt auf dem Weg zur Freigabe.
Was vor zwei Jahren in aller Eile beschafft und installiert wurde, hatte seine Berechtigung. Wenn es aber jetzt, nach den Erfahrungen, die wir alle gemacht haben, neue Erkenntnisse, Feedback der Mitarbeitenden und eben andere Produkte gibt, die viel besser zum Unternehmen passen, dann halten Sie nicht aus falschen Motiven an Altem fest.
Auf die nächste (kommunikative) Krise können wir uns alle besser vorbereiten und mit den richtigen Tools die Mitarbeitenden wirklich erreichen.
