Wie man in der E-Mail-Flut nicht unter geht

Nicht grenzenlos sammeln, sondern aussortieren

Wir neigen häufig dazu, uns mit Informationen zu beschäftigen, weil sie uns gerade zur Verfügung stehen. Wenn uns jemand Informationen schickt, dann haben wir das Gefühl, wir müssten sie irgendwann auch lesen. Doch das Angebot ist kaum zu bewältigen. Wir werden aussortieren müssen.

Die Unsicherheit “muss ich das wirklich lesen” oder “kann ich das löschen” ist das Hauptproblem für viele Anwender. Diese Entscheidung können wir einfacher treffen, wenn wir uns wieder mehr Klarheit über unsere (Informations-) Ziele verschaffen. Entwickeln Sie wieder Bewusstsein für Ihre eigentlichen Aufgaben. Stellen Sie sich regelmäßig die Frage, woran Sie und ihre Arbeitsleistung gemessen werden. Hüten Sie sich vor der verführerischen Kombination “unwichtig aber interessant”.

Für Transparenz sorgen

Mit Hilfe von Arbeitsordnern innerhalb des Mailprogramms kann man eine übersichtliche Struktur schaffen. Statt endlos Mails im Posteingang zu horten, kann man so eingehende Nachrichten sinnvoll sortieren. Solche Ordner können beispielsweise „Bearbeiten bis 15:00 Uhr”, „Bearbeiten Projekt xyz” oder einfach nur „Lesen” heißen.

Durch einen vorangestellten Index im Dateinahmen wie „A1″, „A2″ usw., werden diese Arbeitsordner als ein gemeinsamer Block ganz oben in der Ordnerliste angezeigt. Damit ist zwar noch keine Mail bearbeitet, aber durch ein geschicktes Anlegen dieser Ordner passend zum aktuellen Aufgabenbereich hat man jederzeit den Überblick, was noch zu tun ist und läuft weniger Gefahr, im täglichen Trubel etwas zu übersehen.

Kommunikationsweg bewusst wählen

Für Themen, bei denen ein lebhafter Dialog in Form vieler Mails zu erwarten ist, sollte man überlegen, ob dieses Medium überhaupt geeignet ist. Möglicherweise ließe sich das Problem durch ein Gespräch viel schneller lösen: Synchrone Kommunikation über Telefon, Webkonferenz oder das persönliche Gespräch ist dann die bessere Wahl.

Der Versuch, solche Vorgänge per Mail abzuwickeln, endet meistens in einem Kommunikationsdesaster. Der Berg an erzeugten E-Mails ist riesig und je länger sich ein Vorgang hinzieht, umso schwerer wird es, den inhaltlichen Überblick zu bewahren. Generell gilt: Bevor ich zu jemandem Kontakt aufnehme, sollte ich überlegen, welches Kommunikationsmedium für den jeweiligen Sachverhalt das Beste ist.

Informationen gezielt verteilen

Seitdem Informationen dank des Internets so einfach zu verteilen sind, wird von dieser Möglichkeit reichlich Gebrauch gemacht. Dieses Verhalten kann in mehrerlei Hinsicht kontraproduktiv sein. Zum einen erzeugen wir auf diese Weise selbst eine neue E-Mail-Flut. Andererseits provozieren wir so Rückmails von Leuten, deren Stellungnahme uns gar nicht interessiert.

Trotzdem scheinen viele Absender dazu zu neigen, den Empfängerkreis großzügig zu bemessen. Warum verhalten wir uns in der Praxis häufig so? Die Gründe hierfür sind vielfältig. Ein nicht zu unterschätzender Auslöser ist die mangelnde Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen. Man müsste eigentlich im Vorfeld sorgfältig überlegen, wer eine Information benötigt und wer nicht. Dies ersparen sich viele durch einen großen Verteiler und delegieren so die Entscheidung subtil auf die Empfängerseite. Sie stellen allen alles zur Verfügung und geben damit die eigene Verantwortung ab. Absender, die so handeln, müssen dies erkennen und ihr Handeln verändern, um die E-Mail-Flut dauerhaft und flächendeckend einzudämmen.

Zeitsouveränität zurück gewinnen

Viele Anwender lassen sich neu eintreffende Mails sofort anzeigen oder sogar automatisch öffnen und fühlen sich bei jedem Signal unter Druck gesetzt, unmittelbar antworten zu müssen. Dadurch kommen wir immer häufiger in eine Situation, uns erklären und rechtfertigen zu müssen, wenn wir einmal nicht sofort reagieren. Viele haben nicht erkannt, dass sie diese Situation selbst mit herbeigeführt haben, denn je länger sie dieses Verhalten praktizieren, umso größer ist die Erwartungshaltung Ihres Umfeldes.

Schalten Sie die Signalisierung neu eintreffender Mails darum aus und entscheiden Sie selbst, wann Sie in den Posteingang schauen. Sie sind verantwortlich für das, was an Ihrem Arbeitsplatz geleistet wird. Also bestimmen im Wesentlichen Sie die Prioritäten. Wir werden uns einer Fremdsteuerung nie ganz entziehen können, doch auf Dauer darf ein bestimmtes Maß nicht überschritten werden. Die Dinge, die wir selbst in der Hand haben, sollten wir so gestalten, so dass uns ausreichend Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben und konzentriertes Arbeiten bleibt.