Die im Dunkeln sieht man bekanntlich nicht. Vor allem dann nicht, wenn auf und am roten Teppich alles rundläuft. Jenseits von Blitzlicht, Glamour und Stars ist es der Job von Agenturen und Medienbetreuern, mit der richtigen Balance Gäste oder Produkte in Szene zu setzen und Medien ein professionelles Arbeiten zu ermöglichen. Es geht aber auch darum, ein Event möglichst wenig zu stören und die Privatsphäre von Gästen zu schützen. Worauf gilt es bei Veranstaltungen mit vielen oder auch nur wenigen Prominenten zu achten.
Vorbereitung
Ohne Flexibilität geht es nicht. Manche Agenturen erstellen seitenlange Exceltabellen mit minutengenauen Abläufen. Am Ende ist das oft Makulatur. Wirklich wichtig sind das Setting, eine Vorab-Begehung der Location mit dem Veranstalter, der Technik und Security, klare Zuständigkeiten und Ansprechpartner intern wie extern für Medien sowie Absprachen über Medienzugang und -dauer. Wenn hochrangige Politiker erwartet werden, ist ein Vorort-Termin mit dem LKA oder BKA ein Muss! Deren Bedenken gilt es vor einer Veranstaltung auszuräumen.
Wichtige Fragen betreffen die An- und Abfahrt der Gäste, die Distanz zwischen Akkreditierungsort, Teppich und Eingang der Location. Sollen ausgewählte Medien auch im Veranstaltungssaal arbeiten dürfen? Gibt es neben dem roten Teppich einen Foto- und Video-Call wie bei Preisverleihungen üblich? Soll es einen Medienarbeitsraum geben? Last but not least: Einen „Head of Communications“, der „all access“ genießt und auch gegenüber dem Sicherheits- und Technikpersonal weisungsbefugt ist, braucht es in jedem Fall.
Blau, rot oder grün? Teppich und Backdrop
Der rote Teppich sollte im Idealfall überdacht und durch Seiten- und Rückwände geschützt sein. Gleiches gilt für die Medienpositionen. Ist das nicht möglich, sollte mindestens der Mittelteil überdacht werden. Vor allem im Sommer sollte man auf einfallendes Abendlicht achten und den Teppich inklusive Backdrop entsprechend platzieren. Der Backdrop beziehungsweise die Fotowand (2,50 m Gesamthöhe) sollte stets als „step & repeat“ – das heißt mit eventuellen Logos – in einem durchgängigen Muster bedruckt sein. Mindestens ab 60 cm Höhe und bis auf 2 m Höhe. Auch wenn eine strahlend weiße Fotowand oft einen zu scharfen Kontrast auf Fotos erzeugt, sollte die Wand hell sein. Von Technikdienstleistern oft vernachlässigt wird die Standfestigkeit von Backdrops.
Richtig akkreditieren
Wer im Vorfeld die verschiedenen Zugänge und Arbeitsmöglichkeiten für Medien klar kommuniziert, hat ein ruhiges Event vor sich. Je hochkarätiger die Gästeliste, desto höher der wirtschaftliche und journalistische Druck. So gibt es immer wieder Journalisten, die auf einem „Recht zur Berichterstattung“ beharren und auch unangekündigt bei einem Event erscheinen. Auch deshalb sollten Akkreditierungsbestätigungen und -absagen
spätestens eine Woche vor Event versandt werden. Beim Event sollte man Akkreditierungscounter für Presse und Gäste räumlich und organisatorisch voneinander trennen und circa 90 Minuten vor Beginn der Veranstaltung öffnen.
Auf den Badges für Medien sollten der jeweilige Zugang sowie „Presse“ leicht erkennbar vermerkt sein – am besten namentlich zugeordnet. Wer Foto- und TV-Presse auch in den eigentlichen Veranstaltungsraum lassen möchte, sollte deren Zahl stark begrenzen und gegebenenfalls einen Pool bilden. Das gilt es mit Fernsehsendern und Fotoagenturen vorab zu besprechen.
Flüssiger Verkehr
Am Anfang des Teppichs steuert eine Person die Abfolge und das Tempo der Gäste, damit jeweils nur dann kompliziert, wenn Prominente kurz hintereinander eintreffen. Damit kein unschöner „VIP-Stau“ entsteht – kein Star wartet gerne –, sind die Ankunftszeiten der fünf bis zehn VIP-Gäste hilfreich.
Bei langen Teppichen gibt es auch zwei Mitte-Fotopositionen, was die Sache sehr vereinfacht. Bei der zeitlichen Staffelung der Gäste kommt es sehr auf Fingerspitzengefühl an, denn nicht immer ist ein Gast so prominent
für die Medien, wie er oder sie sich selbst fühlt. Für die Presse ist eine bebilderte VIP-Gästeliste hilfreich, vor allem wenn auch Gäste wichtig sind, die nicht täglich in den Medien auftauchen. Mit Protestaktionen sollte man locker umgehen.
Abkleben
Die Positionen für Fotografen und TV-Teams sollten vorab mit Gaffa-Tape abgeklebt werden. Laminierte Schilder sind ratsam, damit sie nicht wegwehen. Bei TV-Teams sollte man diese Schilder auch am roten Teppich
anbringen, um bei den Interviews stets genau zu wissen, mit welchem Sender man spricht. Fotografen, TV-Teams und andere sollte man klar voneinander trennen. Zum Beispiel sollten keine Fotografen hinter oder gar vor TV-Crews. Sonst drohen Streitereien vor Ort.
Grundregeln: Je Fotograf 60 bis 90 cm Breite, je TV-Team 1,20 m Breite, für Hörfunk – falls noch Platz – 60 cm Breite. Erst kommen die Fotografen, dann die Kameras. Die besten Foto-Positionen liegen an der Mitte am Teppich und nicht am Anfang. Diese Mitte-Positionen gehen an die Nachrichtenagenturen, davon links und rechts ausgehend die wichtigen People-Agenturen und gegebenenfalls der Hausfotograf.
Die Fernsehsender kommen danach, aufgereiht nach Bedeutung und Interview-Absprachen. Oft vergessen wird die Abgrenzung der Medienpositionen an den Seiten und nach hinten. In jedem Fall sollten diese Bereiche
durch Security kontrolliert werden. Sonst hat man schnell viele Gäste mit ihren Handys zwischen den Profis. Das mögen diese gar nicht.
Licht und andere Technik
Gleißend hell muss es auf dem roten Teppich sein, vor allem wenn der Backdrop nicht weiß ist. Vor allem das Fernsehen braucht eine gute Ausleuchtung. Daher kommt man nicht ohne zusätzliches Licht aus – auch am Tag! Hier sollte man nicht sparen, sonst ist der Frust von TV-Crews vor Ort garantiert. Wer sichergehen will, kann am Tag vorher mit einem Kameramann oder Fotografen die Lichtverhältnisse checken lassen. Viele Medien machen das gerne. Neben dem Licht sind Stromanschlüsse gerade bei längeren Events sowie WLAN gerne gesehen. Letzteres sollte jedoch auch bei Spitzenbelastung stabil und getrennt vom Gäste-Wi-Fi laufen.
O-Töne und Interviews
Bei A-List-Prominenten sind Sender und Fragen vorab abgeklärt. Der Star geht nur „geführt“ zu diesen Sendern. Für alle anderen O-Töne empfiehlt sich ein Medienkoordinator, der bei den TV-Teams jeweils abfragt, wen diese sprechen möchten.
Die eigene Message verbreiten
Wichtig für die eigene Message sind ein Hausfotograf und/oder ein Kamerateam sowie eine Person, die sich ausschließlich um die Verbreitung der Inhouse-Fotos auf den Social Media während des Events kümmert. High-Res-Fotos, Raw Footage sowie O-Töne sollte man rechte- und honorarfrei direkt nach dem Event über einen Download-Link den Medien zur Verfügung stellen.
Do’s and Don’ts
Wer auf dem roten Teppich arbeitet, kleidet sich stets dem Anlass entsprechend. Heißt: Eventuell muss man einen Smoking tragen. Kolleginnen, die auf dem Teppich arbeiten, sollten auf ihre Handtasche verzichten. Selbst Fotos oder Selfies schießen oder um Autogramme bitten, auch vor und nach der Arbeit, ist ein No-Go. Achten Sie stets darauf, nicht im Bild zu stehen, und nie vergessen: Die Mikrofone der TV-Kameras sind eingeschaltet, so dass man Interna nicht in deren Reichweite besprechen sollte. Oft geht es auf dem Red Carpet sehr laut und hektisch zu.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe #Live und Events. Das Heft können Sie hier bestellen.
