In der Unternehmenskommunikation kommt es heute mehr denn je darauf an, dass alle Mitarbeiter schnell, übersichtlich und möglichst umfangreich mit Informationen versorgt werden – vor allem im Krisenfall zahlt sich das aus. Aber auch im Alltag ist die interne Kommunikation gefordert. Bisher genutzte Informationssysteme wie das klassische Intranet, Hausmitteilungen oder E-Mails werden dem zunehmend mobilen Lebens- und Arbeitsstil der Mitarbeiter aber nicht mehr gerecht – besonders, wenn diese ihren Job ohne festen Schreibtisch erledigen. Außerdem wollen Mitarbeiter nicht nur „News von oben“ empfangen, sondern auch mit- und untereinander kommunizieren.
Ermöglicht werden kann das durch entsprechende Mobile Apps. Und tatsächlich planen laut einer „Future of Work“-Studie von Raconteur aus dem Jahr 2016 58 Prozent der befragten Unternehmen, vermehrt Mobile Apps für den digitalen Arbeitsplatz – egal ob mit oder ohne Schreibtisch – einzusetzen.
Mobile Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App
Eine Mitarbeiter-App ist ein vielseitiger Kommunikationskanal: Mitarbeiter können so mit News und Kantinenplänen versorgt werden, Kollegen miteinander chatten; Urlaubsanträge und andere Formulare können über sie an die Personalabteilung übermittelt, interne Stellenausschreibungen geteilt werden. Schließlich ist es auch möglich, die App etwa über eine SharePoint-Integration parallel zu beziehungsweise mit einem vorhandenen Intranet laufen zu lassen.
Grafik: Mitarbeiter-App als „All-in-one“-Lösung (c) Martin Böhringer
Da eine App auf dem Smartphone sich nahtlos in das Leben ihrer Angestellten integriert, gelingt es Unternehmen, alle Mitarbeiter zu erreichen – also auch diejenigen im Home Office, Außendienst oder in der Produktion. Die Reichweite von Mitarbeiter-Apps ist ein entscheidender Vorteil gegenüber bisher genutzten internen Kommunikationswegen. Grund dafür ist auch die Möglichkeit, Mitarbeiter per Push-Nachrichten Informationen zu dringenden Themen übermitteln zu können.
Der Erfolg einer Mitarbeiter-App ist planbar
Die Einführung einer Mitarbeiter-App ist nicht von heute auf morgen möglich; bei gewissenhafter Planung aber geht sie schneller als andere Maßnahmen im Zuge der digitalen Transformation eines Unternehmens. So lagen etwa bei Viessmann, dem international agierenden Hersteller von Heiz-, Industrie- und Kühlsystemen, zwischen erstem Entwurf und dem Launch der App nur wenige Wochen. Mittlerweile ist die „Vi2Go“-App aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken: „Unsere App hat das Potenzial, die zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit zu werden“, resümiert Albrecht von Truchseß, Leiter der Unternehmenskommunikation.
Damit Unternehmen das Potenzial einer Mitarbeiter-App voll ausschöpfen können, sind folgende Dinge zu beachten:
- Die Planung und Entwicklung der App sollte in enger Abstimmung mit den Mitarbeitern erfolgen, deren Arbeitsalltag am meisten durch die App beeinflusst wird. Das sind vor allem diejenigen in den IT- und HR-Abteilungen, aber auch jene in der Produktion. Sie wissen, welche Prozesse digitalisiert und vereinfacht werden sollten.
- Wer die Rechnung ohne Betriebsrat und Datenschutzverantwortlichen macht, der stößt eher früher als später auf Widerstand. Während der Betriebsrat bei generellen Fragen zur Nutzung – Pflicht oder freiwillig? – oder der Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten einbezogen werden sollte, berät der Datenschutzverantwortliche das Vorhaben bezüglich der Zugangsberechtigungen und der App-Inhalte.
- Der Erfolg einer Mitarbeiter-App steht und fällt mit ihrer Nutzung. Um die Mitarbeiter-App intern zu promoten, helfen Informationsangebote, die auch um Gamification-Elemente ergänzt werden können: Zum Launch einer App incentivieren viele Unternehmen die ersten Nutzer gern mit Gutscheinen oder Event-Tickets. Stark nachgefragte Inhalte wie ein Kantinenplan treiben die Nutzungsquote ebenfalls nach oben.
Immer mehr Informationen auf immer mehr Kanälen: Nur wenn die interne Kommunikation an Stellenwert gewinnt, können Unternehmen die Herausforderungen der digitalen Transformation meistern. Mitarbeiter-Apps können dabei helfen, den Informationsfluss im Unternehmen zu verbessern und einen internen Austausch auf Augenhöhe zu fördern. Im Sinne der „Employee Experience“ erhöhen sie damit die Mitarbeiterbindung und die Transparenz im Unternehmen. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen das Potenzial mobiler Kommunikationslösungen erkennen.
