So kommuniziert man Wandel im Intranet

Change-Kommunikation

Sie wird aktuell heiß in der Medienbranche diskutiert: eine mögliche Fusion von Deutscher Bank und Commerzbank. Und auch, wenn der Ausgang der Verhandlungen momentan noch unklar ist, eines steht schon jetzt fest: Sollte es zu einer Fusion kommen, so werden die Kommunikationsmanager die folgenden – und für große Veränderungen wie Zusammenschlüsse, Merger oder CEO-Wechsel auch ganz typischen – Fragen nicht so schnell wieder loslassen:

  1. Wo stehen wir aktuell?
  2. Wo wollen wir hin?
  3. Wie machen wir das?
  4. Was bedeutet das für jeden Einzelnen?
  5. Warum schaffen wir das und was macht uns dabei aus?

Die Herausforderung, mit der sich Kommunikationsmanager folglich konfrontiert sehen: eine in sich konsistente Veränderungsstory zu kreieren, hohe Reichweite und rasche Informationsflüsse sicherzustellen (wider der “Mythenbildung”) sowie den Mitarbeitenden niedrigschwellige Möglichkeiten für Rückfragen und Feedbacks zu geben. Ausgangslage, Zielsetzung, Praktikabilität, aber auch die Corporate Identity – die DNA des Unternehmens – müssen widerspruchsfrei und verständlich erklärt werden. Und an diesem Punkt kommt ein modernes Intranet ins Spiel. 

Wandel und Werte über das Intranet transportieren

Sollen Wandel und Selbstbild des Unternehmens anschaulich und eingängig vermittelt werden, so wird ein interaktives, leistungsstarkes Intranet zum wichtigen digitalen Helfer. Wie genau? Hier zehn praktische Tipps für Verantwortliche in der IK:

CEO-Kolumnen publizieren

Wohin soll die Reise gehen? Was macht uns dabei aus? Regelmäßige (z. B. monatliche) CEO-Videokolumnen helfen dabei, Strategie und Werte verständlich zu vermitteln und die Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.

Communities und virtuelle Teamräume etablieren

Sie bieten Raum, um einzelne Change-Initiativen tiefgründiger zu diskutieren. Geschützte Bereiche unterstützen vor allem die Führungskräfte dabei, ihr Wissen zu vertiefen und sich untereinander auszutauschen (z. B. zu typischen Rückfragen der Mitarbeitenden in Teamrunden und entsprechenden Sprachregelungen).

Chats (z. B. mit dem Vorstandsteam) nutzen

Wurde alles richtig verstanden? Chats leisten einen wichtigen Beitrag, um abstrakte Veränderungsthemen be-greifbar zu machen und mit Gesicht und Stimme emotional aufzuladen. Darüber hinaus zeigen die Fragen der Mitarbeitenden, bei welchen Themen noch mehr Informationsbedarf besteht.

Intranet-Netiquette erstellen

Welche Werte liegen uns am Herzen? Wie wollen wir miteinander umgehen? Was offline gilt, gilt auch online. Eine Intranet-Netiquette mit den wichtigsten Benimm- und Spielregeln sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter auch in ihrem digitalen Zuhause wohlfühlen und nicht versehentlich in Fettnäpfchen treten.

Quiz-Formate, Blitzumfragen & Puls-Checks durchführen.

Schnell und einfach umsetzbar eignen sich diese Formate, um den Wissensstand der Mitarbeitenden zu aktuellen Veränderungsprojekten spielerisch abzufragen. Sollten sich Wissenslücken zeigen, so kann das Botschaften-Set direkt nachgeschärft werden. 

Hashtag-Kampagnen etablieren

Sie helfen Veränderungsinitiativen oder Strategien (z. B. #Strategie2020) in der Unternehmensöffentlichkeit bekannter zu machen und Beiträge rund um Wandel und Unternehmenskultur leichter nachverfolgen zu können (Stichwort: Viralität).

Wikis aufbauen

Als starke Alternative zu starren FAQ-Katalogen kann in Wikis das Wissen zur Change-Projekten schnell und einfach aufbereitet werden.

Führungskräfte als Orientierungsgeber positionieren

Laut Gallup Engagement Index 2018 sagt nur jeder fünfte Mitarbeiter in Deutschland, dass ihn die Führung, die er bei der Arbeit erlebt, motiviert herausragende Arbeit zu leisten. Über das Intranet werden Führungskräfte sichtbarer, können ihre eigene Position und Haltung konkretisieren und Kontextinformationen liefern. Mit dem Wandel verbundene Entscheidungen werden somit für das Team besser nachvollziehbar und es kommt gar nicht erst zu großen Frustrationen.

Mitarbeiter zu Markenbotschaftern machen

Für 56 Prozent der Beschäftigten in Deutschland (Quelle: Edelman Trust Barometer 2019) sind Mitarbeiter eine der glaubwürdigsten Informationsquellen. Kurze Videostatements von Mitarbeitern, in denen sie die für sie persönlich wichtigsten Unternehmenswerte thematisieren, tragen diese Werte noch breiter in die Organisation hinein und erhöhen die Mitarbeiterbindung.

Die Unternehmensmarke stärken

Zu guter Letzt: Über moderne Intranets wird die Unternehmensmarke nicht nur inhaltlich durch zielgruppenspezifische Botschaften und Formate, sondern auch optisch gestärkt. Wie? Indem das Intranet das Corporate Design abbildet.

Und auch, wenn sich alles wandelt – eines bleibt: Kommunikation als elementarer Erfolgsfaktor für die Veränderung in Unternehmen. Mit einem modernen Intranet und den damit verbundenen Möglichkeiten für Information, Austausch und Zusammenarbeit, besitzen Kommunikationsmanager ein starkes Instrument, um Change-Themen voranzutreiben und die Unternehmens-DNA in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern.