Wenn Kommunikationsmanager über das Megathema Digitalisierung sprechen, richtet sich ihr Fokus häufig auf externe Zielgruppen: Mit Hilfe sozialer Medien und mobiler Applikationen vernetzen sich Unternehmen immer stärker mit ihren Kunden und Geschäftspartnern, neue Geschäftsmodelle breiten sich rasant aus. Doch in den Organisationen selbst sieht es oft noch anders aus: Bei ihrer internen Vernetzung hinken viele Firmen deutlich hinterher. Dabei ist es für sie wichtiger denn je, auf moderne Instrumente für Kommunikation und Kollaboration zu setzen. Denn nur wer intern schnell und einfach digital zusammenarbeitet und dort täglich seine Kooperationsfähigkeit unter Beweis stellt, schafft es langfristig, stets schnell und zielführend auf veränderte Kundenbedürfnisse und Marktanforderungen zu reagieren. So erkennen auch immer mehr Unternehmen, dass sie ihre „digitale Schere“ zwischen externer Selbstdarstellung und tatsächlicher interner Arbeitsumgebung schließen müssen. Ein Social Intranet kann hierbei helfen. Aber worin genau unterscheidet es sich von einem klassischen Intranet? Und was bedeutet das für die Rolle der internen Kommunikation?
„Top-down-Intranet“ versus „Mitmach-Intranet“
Das klassische Intranet ist geprägt durch eine mehr oder minder gelungene Dokumentenablage oder auch die „Top-down-Kommunikation“. Für die Intranet-Redakteure stehen Botschaftenvermittlung und redaktionell gepflegte Inhalte im Mittelpunkt. Diese werden auch künftig einen hohen Stellenwert genießen. Doch das Aufgabenspektrum für interne Kommunikationsmanager wird sich erheblich weiterentwickeln: Sie sind ein Schlüsselfaktor, um die Wissensvermittlung im Unternehmen zu verbessern und die (Kommunikations-)Kompetenzen der Mitarbeiter zu stärken – auf dem Weg zu einem höheren Grad an Dialog, virtueller Zusammenarbeit und der Fähigkeit, schnell umsetzbare Lösungen in Teams zu finden.
Damit Unternehmen dieser inneren Vernetzung einen großen Schritt näherkommen, entwickeln sich Social Intranets zu einem zentralen Katalysator: Moderne, leistungsstarke „Mitmach-Intranets“ basieren auf den Säulen Information, Interaktion und Kollaboration und bieten den Nutzern zahlreiche Vorteile im Arbeitsalltag. Durch die Möglichkeit, im Social Intranet niedrigschwellig und in Echtzeit miteinander zu kommunizieren (zum Beispiel via Chat, Aktivitätenstrom oder in Projekträumen), treiben sie zudem den kulturellen Wandel in Unternehmen – oft hervorgerufen durch ein verändertes Geschäftsmodell, die Digitale Transformation der Produkte und Dienstleistungen oder auch Akquisitionen und Divestments.
Social Intranets verändern die Rolle der internen Kommunikation
Das interaktive Intranet stellt nicht nur neue Anforderungen an seine Nutzer. Es verändert auch die Rolle der internen Kommunikation. Sie muss eine Schlüsselrolle einnehmen, um nicht nur an die, sondern vor allem mit den Führungskräften und Mitarbeitern zu kommunizieren und ihre Kompetenzen auszubauen. Ihre Rolle und Arbeitsweise wandelt sich radikal – weg vom „Medienbefüller“ und Bereitsteller digitaler Plattformen hin zum Mitentwickler der Organisation und ihrer Rahmenbedingungen: Die interne Kommunikation orchestriert die interne Vernetzung. Sie bindet dafür auch Experten aus der IT- und HR-Abteilung sowie den Geschäftsbereichen so ein, dass relevante Inhalte schnell und effizient die jeweiligen Zielgruppen erreichen – bis hin zum Facility Management, mit dem sich gemeinsam Gedanken über die Ausstattung und Anordnung der Arbeitsplätze gemacht wird.
Zudem liegt ihr Fokus auf der Moderation und Kuration von Inhalten. Der Intranet-Redakteur entwickelt sich zum Community Manager. Er betreibt kontinuierlich ein Themen-Screening und beobachtet, welche Fragestellungen die Mitarbeiter momentan besonders bewegen und wo Informationsdefizite liegen. Er fungiert auch als Coach der Fachabteilungen und unterstützt sie dabei, miteinander zu kommunizieren und zu kollaborieren.
Denn genau diese Fähigkeit von Mitarbeitern und Organisationseinheiten zur Interaktion ist es, die sich zu dem zentralen Erfolgsfaktor für die Leistungserbringung von Unternehmen entwickelt. Damit entscheiden interne Kommunikatoren als erste Ansprechpartner für das Thema Digital Workplace maßgeblich mit darüber, inwiefern Unternehmen es schaffen, ihre „digitale Schere“ wirksam zu schließen. Ein Blick in die Praxis verrät: Es gibt bereits eine Vielzahl von Unternehmen, die dies mit Hilfe einer modernen internen Kommunikation schaffen.
Frosta: Transparenz leben – nach innen und außen
Ein Beispiel ist der Tiefkühlkosthersteller Frosta. Seit 2003 lebt er eine transparente Firmenphilosophie, die sich vor allem im uneingeschränkten Dialog mit dem Kunden über den „Corporate Blog“ widerspiegelt. Da war es nur eine Frage der Zeit, bis die interne Kommunikation dem Produkt und dem Marketing hier folgen würde.
Nachdem eine interne Umfrage im Herbst 2013 ergeben hatte, dass sich nicht alle Mitarbeiter genügend informiert fühlen, ging am 1. April 2015 das „myFrosta!“-Intranet an den Start. Ziel war es, mit Hilfe des auf Bitrix24 basierenden und über mobile Geräte zugänglichen Social Intranets alle 1.600 Mitarbeiter über ein Medium zu erreichen.
Eine interne Frosta-Umfrage aus dem Frühjahr 2016 zeigt: Das hat funktioniert. Heute fühlen sich fast drei Viertel (71 Prozent) der Belegschaft immer umfassend informiert. 56 Prozent der Mitarbeiter sind der Meinung, dass durch das Intranet Ideen besser diskutiert und ausgearbeitet werden können.
Weleda: Vom Naturkosmetikhersteller ohne Intranet zum digital vernetzten Unternehmen
Den internen Dialog verbessern und eine moderne Arbeitsplattform als Grundlage für einen transparenten Wissenstransfer schaffen wollte auch Weleda. Die besondere Herausforderung: Vor dem Start des auf Sharepoint Online und Office 365 basierenden Intranets im November 2015 gab es bei dem Arzneimittel- und Naturkosmetikhersteller gar kein Intranet.
Um den Nutzern den Einstieg in die neuen Technologien zu erleichtern, sorgte das Change Management durch die richtigen Kommunikationsmaßnahmen für die Akzeptanz des Cloud-basierten Intranets. Mit Erfolg. Nachdem die moderne Arbeitsplattform zunächst nur für 1.350 Mitarbeiter in Deutschland, Österreich und der Schweiz eingeführt wurde, werden 2017 auch die ersten Ländergesellschaften außerhalb der DACH-Region integriert.
Was Frosta und Weleda zeigen: Eine neue Form der internen Kommunikation und ein modernes Intranet können die Digitalisierung von Unternehmen von innen heraus treiben. Transparenz und Vernetzung müssen wirklich intern gelebt werden, um zu einer effektiveren Zusammenarbeit zu gelangen und so auch den Geschäftserfolg voranzutreiben. Dabei steht fest: Innere Vernetzung ist ein Prozess, der niemals endet.
Drei Tipps für die interne Kommunikation:
1. Im vernetzten Unternehmen kann und muss die interne Kommunikation nicht alle Fragen selbst beantworten. Sie sollte aber Themen sortieren und Nicht-Kommunikatoren sprechfähig machen.
2. Die Fähigkeit von Mitarbeitern zur Interaktion wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor für die Leistungserbringung von Unternehmen. Dabei sollte die interne Kommunikation als Coach der Fachabteilungen fungieren.
3. Wissensaustausch ist eine Querschnittsaufgabe. Als Treiberin des kulturellen Wandels sollte die interne Kommunikation Experten aus den verschiedenen Fachbereichen so einbinden, dass relevante Inhalte schnell und effizient die Zielgruppen erreichen.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Streit. Das Heft können Sie hier bestellen.
