Wer sich mit generativer künstlicher Intelligenz beschäftigt, kennt ChatGPT und vermutlich auch Custom GPTs. Doch KI kann mehr, als nur bei einzelnen Prozessen und Aufgaben zu unterstützen. Sie kann das gesamte Kommunikationsmanagement erheblich verbessern.
Schon jetzt erleichtert beispielsweise die KI-gestützte Plattform Microsoft Copilot unseren Arbeitsalltag, indem sie automatisch Transkriptionen erstellt, Zusammenfassungen generiert und wichtige Aufgaben verteilt. Während eines Meetings etwa arbeitet Copilot im Hintergrund: Das Tool transkribiert Gespräche in Echtzeit, filtert die Schlüsselelemente heraus und erstellt eine präzise Zusammenfassung der besprochenen Punkte. Anschließend verteilt es auf Basis der Diskussionen und Beschlüsse Aufgaben.
KI-Agenten automatisieren ganze Workflows
Künstliche Intelligenz kann aber auch Workflows speziell in der Unternehmenskommunikation übernehmen. Möglich machen das sogenannte KI-Agenten, auch bekannt als „intelligente Agenten“. Das Besondere: Sie bekommen nur das Ziel vorgegeben und definieren ihre Tasks zur Erreichung des Ziels selbst. Denn diese Agenten sind keine Programme, die starren Anweisungen folgen. Sie sind dynamische Systeme, die lernen, sich weiterentwickeln und spezifische Aufgaben selbstständig erfüllen. Da sie aus Interaktionen und Daten lernen, können sie ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessern und sich neuen Herausforderungen anpassen. Aus meiner Sicht symbolisieren sie einen fundamentalen Wandel in unserem Verhältnis zur Technologie.
Man stelle sich vor, wie die Arbeit eines Redaktionsteams automatisiert würde: Die KI-Chefredaktion könnte Themen sammeln, Input von Stakeholdern einholen und Recherchen betreiben, um die Relevanz von Themen zu beurteilen. Damit würde sie den Fokus für die Redaktionsarbeit setzen. Diese Inputs und Anweisungen würden dann an KI-Editor-Agenten weitergegeben, die tiefer recherchieren, erste Inhalte erstellen und diese der KI-Chefredaktion vorlegen. Am Ende geht der produzierte Content bei Bedarf noch zu Lektorats-Agenten, Übersetzungs-Agenten oder sogar in den „Satz“.
Der gesamte Prozess, die Arbeitsschritte und die Entwürfe sowie die finalen Ergebnisse würden in Tools wie Jira, Trello oder Microsoft Office 365 abgelegt und wären jederzeit einsehbar. Alles, was es dafür braucht, ist eine technische Lösung, mit der solche Agenten entwickelt werden können und die den Workflow koordiniert, wie beispielsweise Autogen Studio, das Microsoft im Dezember vergangenen Jahres herausgebracht hat. Es ermöglicht Nutzer*innen, Agenten zu definieren und anzupassen sowie deren Ergebnisse zu visualisieren. Aktuell sind Grundkenntnisse im Coding beziehungsweise Scripting für den Anwender noch von Vorteil.
No-Code- und Low-Code-Tools erleichtern den Zugang
Für wen komplexe Agenten oder Anwendungen mit sehr technischer Herangehensweise zu diffizil sind, kann zu einem der No-Code- und Low-Code-Tools wie Zapier, Make.com oder Microsoft Power Automate greifen. Auch dort lassen sich alltägliche Aufgaben automatisieren. Was bislang völlig undenkbar war: Durch das Integrieren von Large Language Models (LLMs) können diese Tools nun mit unstrukturierten Daten wie Texten arbeiten. Dies eröffnet neue Möglichkeiten in der Automatisierung, da zum Beispiel E-Mail-Konten oder Social-Media-Plattformen leichter angebunden werden können.
Mit einem KI-gestützten Kommunikationsmanagement lässt sich die Qualität und Konsistenz der redaktionellen Inhalte steigern. Sofern der Mensch die finale Entscheidung trifft und im Prozess regelmäßig um Weisung gefragt wird, muss man in keiner Weise auf menschliche Kreativität und Expertise verzichten. Mitarbeiter*innen können sich auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren, während repetitive und zeitaufwendige Prozesse von KI-Systemen übernommen werden.
Dieser Beitrag ist Teil der Themenreihe „How-to GenAI“, die sich mit dem Einsatz von generativer künstlicher Intelligenz in der Unternehmenskommunikation beschäftigt. Wöchentlich erscheinen an dieser Stelle Beiträge wechselnder Autor*innen zu theoretischen und praktischen Aspekten.
