Fokus ist King – der Weg zum Front-Door-Intranet

#1 Eine Reise in die Vergangenheit

Wow … wenn ich mich zurück entsinne, bin ich gefühlt mit Intranets groß geworden. Zu Beginn meiner Karriere war das Intranet noch ein sehr technisch geprägter Begriff, der ein internes Unternehmensnetzwerk beschrieb. Sozusagen ein privates Internet, auf welches nur die eigenen Mitarbeiter*innen mit IT-verwalteten Geräten Zugriff hatten. Mit dem Intranet von “damals” hatten die Mitarbeiter*innen somit Zugriff auf interne Unternehmensinformationen oder arbeitsrelevante Dokumente.

Später wurde dann der Begriff “Intranet” nicht mehr nur für die technische Beschreibung der Infrastruktur genutzt, sondern auch als Synonym für eine oder mehrere Plattformen, die im wesentlichen drei Anwendungsfälle abdecken:

1. Das Einstiegstor für Mitarbeitende mit Zugang zu Unternehmensnews und wichtigen Informationen – auch “Schaufenster” genannt.
2. Die Bibliothek mit all dem Unternehmenswissen (z.B. mit Dokumenten und Wiki-Seiten).
3. Der zentrale Ort für die virtuelle Zusammenarbeit innerhalb von Gruppen.

Seit 2010 etablierte sich mehr und mehr ein neues Intranet-Konzept – das sogenannte Social Intranet, welches zwei Kernziele verfolgte:

1. Die Förderung von Interaktionen und nutzergenerierten Inhalten sowie die Verbesserung der virtuellen Zusammenarbeit durch neue Funktionalitäten der Plattform.
2. Die Konsolidierung der Plattformen, bei der bewusst Abstriche bei den einzelnen Anwendungsfällen in Kauf genommen werden. Ziel hierbei war es, EINE Plattform zu generieren, die eine optimale Kompromisslösung für alle Zielgruppen darstellt (IT-Strategie “Best-of Suite”).

Sind die heutigen Social Intranets damit erfolgreich?

#2 Willkommen im Hier und Jetzt

Rückblickend muss ich sagen, dass die Social Intranets in der Regel folgende Probleme mit sich brachten:

• sehr lange Implementierungs- und Projektlaufzeiten bis zum ersten Go-Live (zum Teil mehr als ein Jahr) und hohe Initialkosten
• eine hohe Komplexität, da versucht wurde, so viele Anwendungsfälle wie möglich für verschiedene Zielgruppen abzubilden
• geringe Nutzungszahlen und eine schlechte Akzeptanz wegen mangelnder passiver Personalisierung der Inhalte
• fehlende mobile Erreichbarkeit für Zielgruppen, die über keinen festen Arbeitsplatz und somit keinen Zugang zum internen Unternehmensnetzwerk verfügten

Infolge der Probleme von Social Intranets, sind in den Unternehmen oftmals Kommunikation-Silos entstanden. Zum Beispiel wurden in den Unternehmen Mitarbeiter-Apps als Schaufenster eingeführt, um schließlich die Kommunikationslücke zu den Non-Desk-Workern zu schließen. Damit sollten die Kommunikationslücken zu den Non-Desk Workern geschlossen werden. Im Bereich der Kollaboration setzte sich hingegen Microsoft Teams durch, welches vor allem von Desk-Workern verwendet wird.

Daher komme ich aus heutiger Sicht zu dem Entschluss, dass die meisten Social Intranets eher nur “faule” Kompromisse waren (und zum Teil noch sind).

Aber was bedeutet dieses vermeintliche “Todesurteil” für das Social Intranet?

#3 Der Blick in die Zukunft

Mit Blick auf die verschiedenen Zielgruppen in einem Unternehmen kann festgehalten werden, dass es den EINEN digitalen Arbeitsplatz nicht gibt. Je nach Schwerpunkt der Arbeit erfolgt der Eintritt in die digitalen Tools und Unternehmensnews an unterschiedlichen Stellen. Mitarbeitende aus der IT nutzen beispielsweise bevorzugt MS Teams, SharePoint oder Confluence. Die Personalabteilung hingegen verwendet ihr jeweiliges HR-System und die Kolleg*innen aus dem Vertrieb wiederum nutzen Microsoft Dynamic oder Salesforce.

Wir sehen einen klaren Trend, dass sich das alte Konzept von Social Intranets immer weiter “auflöst”.

Was meine ich damit? Die Anwendungsfälle Bibliothek und Teamarbeit werden zunehmend Teil des digitalen Arbeitsplatzes. Das macht auch durchaus Sinn, da die Zielgruppen für solche Anwendungsfälle kleiner sind. Auch die Anforderungen an die Teamarbeit je Zielgruppe variieren stark.

Was alle Mitarbeitenden weiterhin verbindet, sind die Anwendungsfälle des Schaufensters. Dabei geht es um die globale Kommunikation und Informationen, die die gesamte Belegschaft betreffen.

Die gute Nachricht ist, dass Unternehmen weiterhin ein Intranet benötigen. Die Ausrichtung des Tools ist dabei aber wichtiger als jemals zuvor. Die Mitarbeitenden benötigen eher das bereits mehrfach erwähnte Schaufenster. Im Kern also ein leichtgewichtiges Intranet, das sich vor allem auf die Anwendungsfälle Kommunikation und Information fokussiert und zugleich folgende Kriterien erfüllt:

• EINE zentrale Content-Management-Plattform mit intuitiver, unkomplizierter Bedienung sowohl für die Redaktionen, die interne Unternehmenskommunikation als auch für die Nutzer*innen.
• Maximale Reichweite durch einen Multi-Channel-Ansatz – das heißt die Kommunikation ist dort zu finden, wo die Nutzer*innen sind. Die Interaktion findet aber dennoch auf einer gemeinsamen Plattform statt.
• Ein Minimum an Kommunikationskanälen stellen die zwei Hauptkanäle Mitarbeiter-App und Desktop dar. Weitere Kommunikationskanäle wie z.B. E-Mail, Newsletter und Signage sind optional.
• Eigenständige Verwaltung des leichtgewichtigen Intranets durch die interne Kommunikation – vor allem im Hinblick auf Inhalte und Menüstruktur. Das Nutzermanagement bleibt weiterhin ein Thema für die IT.
• Im Einklang mit einer MS 365 Strategie und der Möglichkeit von Integrationen sowohl zu Microsoft 365, aber auch zu anderen Drittsystemen oder kundenspezifischen Anwendungen.

Dieses Konzept eines leichtgewichtigen Intranets bezeichnen wir als “Front-Door-Intranet”.

Und das Tolle tolle daran: Dieses neue Konzept ist keineswegs ein Trend der Zukunft, sondern bereits jetzt in vielen Unternehmen erfolgreich im Einsatz.

Ein Praxisbeispiel stelle ich gemeinsam mit der Deutschen Post DHL Group in der Session “Deutsche Post DHL Group: von der Mitarbeiter-App zur neuen Experience Plattform für mehr als 600.000 Mitarbeitende weltweit” auf dem diesjährigen Kommunikationskongress am 22. September in Berlin vor.