Heutzutage geht es für Unternehmen nicht nur darum, Kunden zu verstehen, um sie mit individuellen Botschaften erreichen zu können, sondern auch, dabei möglichst effizient zu sein. In diesem Kontext ist immer häufiger von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung die Rede. Erstaunlicherweise sind viele Firmen daran interessiert, KI zu nutzen, um mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern besser zu interagieren.
Allerdings sind nur die wenigsten dazu bereit, ihre eigenen internen Kommunikationsprozesse effizienter zu gestalten. Ein Fehler, der sich spätestens dann rächt, wenn die Konkurrenz in Sachen Effizienz vorbeizieht. Darum gilt es, den vorhandenen technologischen Möglichkeiten gegenüber aufgeschlossen zu sein und sie zum eigenen Vorteil zu nutzen. Vor diesem Hintergrund erstreckt sich der Weg hin zu einer modernen Kommunikationsarbeit und -abteilung über fünf Schritte.
1. Schritt: Informieren und Recherchieren
Wer digitale Helfer nutzen möchte, muss sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Tools es überhaupt gibt und welchem Zweck sie dienen. Die Recherche nach passenden Lösungen übernimmt idealerweise ein Mitarbeiter, der technologieaffin ist und gut Englisch spricht – auch deutsche Technologieanbieter kommunizieren überwiegend auf Englisch. Daneben ist es ratsam, den oder die Kollegen aus der Unternehmenskommunikation zu befragen: Welche Tools nutzen sie bereits? Welche Anwendungen kommen in anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz? Und lassen sich diese Tools auch für eigene Zwecke nutzen? Auf dieser Basis ist es möglich, eine erste Longlist zu erstellen.
2. Schritt: Taskforce bilden
Damit sich das Projekt „Moderne Kommunikationsabteilung“ nicht im Sand verläuft, ist es ratsam, je nach Unternehmensgröße entweder ein festes Team oder einen Mitarbeiter zu benennen, das/der die weiteren Schritte verantwortet, das Vorhaben vorantreibt und die Kollegen für das Projekt begeistert. Idealerweise besteht ein solches Team nicht nur aus Kommunikationsexperten, sondern umfasst auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen. Erfahrungsgemäß liefern interdisziplinäre Teams die besten Ergebnisse. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen ausreichend personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Ansonsten ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt.
3. Schritt: Ziele (und Grenzen) setzen
Im Anschluss an die einleitende Recherche ist es eine wichtige Aufgabe der Taskforce, realistische Ziele zu formulieren und Grenzen zu setzen. Wie und in welchem Umfang eine Kommunikationsabteilung ihre Prozesse automatisiert, ist eine höchst individuelle Entscheidung. Während die Ziele meist schnell festgelegt sind – Unternehmen wollen durch den Einsatz von KI üblicherweise Zeit sparen und neue Erkenntnisse gewinnen –, fällt es häufig deutlich schwerer, Grenzen zu ziehen. So sollten Kommunikatoren im Hinblick auf ethische und moralische Aspekte genau überlegen, wie weit sie gehen wollen. Nicht alles, was technisch möglich ist, sollten sie tatsächlich umsetzen. Darum ist es im Zweifel ratsam, die entsprechende Entscheidung zu vertagen und stattdessen gleich zum vierten Schritt überzugehen.
4. Schritt: Experimentieren
Gemäß dem Trial-and-Error-Prinzip vorzugehen, ist im Umgang mit KI-basierten Lösungen und Anwendungen zur Prozessautomatisierung auf jeden Fall empfehlenswert. Hier gilt das Motto:
Probieren geht über Studieren. Viele Technologieanbieter bieten kostenfreie Probe-Accounts und unterstützen Anwender beim Experimentieren. Indem Kommunikationsabteilungen spielerisch eruieren, welche Lösungen für ihren Bedarf einen wirklichen Mehrwert bieten, leisten sie einen wertvollen Beitrag dafür, die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens zu sichern.
5. Schritt: Loslegen
Sicherlich ist es so, dass sich viele KI-basierte und Automatisierungs-Lösungen noch im Beta-Stadium befinden. Dennoch gibt es etliche Tools, die bereits erprobt sind und überzeugende Ergebnisse liefern. Insbesondere in der Unternehmenskommunikation lassen sich viele Prozesse durch den Einsatz entsprechender Lösungen deutlich effizienter gestalten. Mithilfe sprachgesteuerter Assistenten können Anwender nicht nur einkaufen, sondern auch Grafiken und Fotos bearbeiten. Funktionen wie Sprache-zu-Text, Text-zu-Sprache und Text-zu-Video machen es möglich. Zudem ist es möglich, mehrseitige Word-Dokumente und sogar ganze PowerPoint-Präsentationen KI-basiert zu übersetzen oder Gespräche aufzuzeichnen und zu verschriftlichen.
