Zeitdruck
Verspätungen wirken sich in jedem Projekt kostensteigernd aus. Allerdings sind die Aufschläge für Last-Minute-Wünsche nirgendwo so drastisch wie bei der Messeplanung. Besonders unbeliebt sind Übernacht-Lieferungen eiliger Drucksachen. Der einzige Ausweg ist eine gute Planung. Setzen Sie im Projektteam Fristen, die einen ausreichenden Abstand zum Messetermin haben. Die Unternehmensbroschüre kann auch einen Monat früher fertig sein.
Dienstleistungen
Professionelle Messebauer liefern alles aus einer Hand und wissen, was sie wert sind. Der Vorteil liegt in der Entlastung des Teams, der Nachteil in höheren Kosten. Bevor Sie Konzeption, Grafikdesign und Standbau extern vergeben, prüfen Sie die eigenen Ressourcen und vergleichen Sie Angebote. Wer mit externen Dienstleistern arbeitet, braucht detaillierte Aufgabenstellungen (Pflichtenheft). Tipp: Kreativität beginnt da, wo das Geld aufhört. Vielleicht gibt es clevere Alternativen zum Standbau.
Budgetpositionen
Das Messebudget übersteigt die reine Standmiete um ein Vielfaches. Messebauer, Catering, Reisekosten, Übernachtungen, Bewirtungen – all das ist ohnehin nicht billig. Hinzu kommen Medienanschlüsse, Strom, Rigging (Aufhängen von Bannern, Beleuchtung), eventuell Wachschutz. Kalkulieren Sie so detailliert wie möglich anhand von Checklisten.
Veranstalter
Je nach Messeveranstalter gibt es eine Reihe von zusätzlichen Kosten, die in der Planung zu berücksichtigen sind. Besonders bei internationalen Messen müssen Sie mit Aufschlägen rechnen, beispielsweise für technische Dienstleistungen und Logistik auf dem Messegelände. Wer etwa den vereinbarten Slot zum Anliefern von Exponaten verpasst, muss bei großen Messen mit drastischen Strafen rechnen.
Unterkunft
Im Umfeld großer Messen sind Hotelbetten knapp und teuer. Die sogenannten Messepreise sind dank der Vergleichsportale im Internet zwar ein wenig gedämpft, aber um wirklich zu sparen, braucht es Abstand – und zwar zeitlich und räumlich. Viele Messen sind mit öffentlichen Verkehrsmitteln auch aus etwas weiter entfernten Orten gut erreichbar.
Ultimativer Ausweg: Zu Hause bleiben!
Dieser Tipp ist ernst gemeint. Sechs bis acht Messetermine pro Jahr sind in manchen Unternehmen keine Seltenheit. Evaluieren Sie sehr genau, was es bringt, und haben Sie den Mut zur Lücke. Wenn von der Geschäftsleitung über die Marketing/PR-Abteilung bis zum Vertrieb niemand mehr Lust auf diesen oder jenen Messetermin hat, sollte man verzichten.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Kommunikations-Controlling, Evaluation und Eigen-PR. Das Heft können Sie hier bestellen.
