Frau Dienes, was machen Arbeitgeber aus Ihrer Sicht derzeit falsch bei der Gestaltung der Arbeitsplätze?
Katharina Dienes: Oft machen sich Arbeitgeber zu wenig oder gar keine Gedanken über die Arbeitsplatzsituation. Das ist die zentralste Hürde, die bei vielen erst überwunden werden muss. Es fehlt das Bewusstsein dafür, dass die Gestaltung des Arbeitsplatzes relevant und wichtig ist, um die Arbeitgebermarke zu stärken und neue Talente zu gewinnen. Die Arbeitsplatzgestaltung hat zudem große Auswirkungen auf die Kreativität. Dafür sind der Raum an sich und die Raumstruktur enorm wichtig. Leider werden aber bestimmte Dinge immer noch falsch angegangen.
Welche sind das?
Die Arbeitsplatzgestaltung ist komplex und betrifft nicht nur die Optik, sondern genauso die Unternehmenskultur. Unternehmen sollten sich fragen: Wie darf eigentlich gearbeitet werden? Welche Entscheidungsfreiheiten über den Arbeitsort, die Arbeitszeit und -weise geben wir unseren Angestellten? Das Büro zeigt immer nur die Oberfläche eines Unternehmens, das, was darunterliegt, ist aber genauso wichtig.
Tischkicker sind immer noch ein beliebtes Stilelement, mit dem Unternehmen für sich werben. Feelgood Manager sollen für das nötige Ambiente sorgen und eine Wohlfühlatmosphäre schaffen. Ist das die Lösung?
Die Gestaltung muss authentisch bleiben und das Unternehmen widerspiegeln. Es sollte keine Gestaltungselemente geben, die von den Mitarbeitern als Fremdkörper empfunden werden. Unternehmen müssen aufpassen, dass sie nicht einfach nur bestimmte Einrichtungsstile kopieren und dann glauben, damit sei das Thema erledigt. Das ist grundlegend falsch. Der Tischkicker allein wird nichts verändern. Man muss sich erst einmal ansehen, wie ein Unternehmen aufgebaut ist, wie derzeit gearbeitet wird und in Zukunft gearbeitet werden soll. Es gibt keine Standardlösung.
An welcher Stelle sollte ein Unternehmen ansetzen, wenn es die Bürogestaltung verändern will?
Wenn man über neue Arbeitswelten spricht, sollten sich Unternehmen zuerst einmal fragen: Wie sehen bei uns die Tätigkeiten der Zukunft aus? Es gibt noch ein großes ungenutztes Potenzial bei den Themen Wissenstransfer, Kommunikation, informeller Austausch und Kreativität. Durch künstliche Intelligenz und Digitalisierung werden sich die Tätigkeiten weiter verschieben. Man darf nie vergessen: Unternehmen sind sehr individuell – deswegen kann es auch kein Grundrezept in der Bürogestaltung geben, das für alle gültig ist.
Nehmen wir mal ein herkömmliches Büro, in dem viel am Computer gearbeitet wird. Wie sollte das Büro raumpsychologisch betrachtet im besten Falle aussehen?
Man sollte sich die Bürowelt als Landschaft vorstellen: vielfältig, mit unterschiedlichen Raumstrukturen, also so, wie man es auch aus dem Stadtbild kennt. Da gibt es vielleicht eine Blockrandbebauung mit einem Innenhof, das intime und eher geschlossene Zuhause, einen offenen Marktplatz, auf dem sich Menschen austauschen. Dann gibt es noch Infrastrukturen, die um den Marktplatz herum angeordnet sind, vielleicht Parkflächen mit viel Grün, wo man einmal alles um sich herum vergessen kann. Und so ähnlich verhält es sich mit der Bürowelt. Was derzeit oft unter den Teppich fällt, sind Rückzugsorte, weil es häufig vor allem um spontane Begegnungen und Austausch geht. Wir gehen aber jeden Tag sehr unterschiedlichen Tätigkeiten nach und brauchen deswegen auch unterschiedliche Räume für diese Tätigkeiten: Morgens checkt man vielleicht erst einmal in Ruhe die E-Mails, dann bereitet man sich vielleicht auf ein Meeting vor. Ein anderes Mal schreibt man einen Bericht und muss dafür recherchieren. Eine Umgebung muss für diese unterschiedlichen Bedürfnisse ausgelegt sein.
Unterschiedliche Räume und Sphären, das klingt erst einmal toll. Aber wie sieht die Realität in Deutschland aus?
Ich denke schon, dass sich das ein oder andere bewegt, weil wir sehr viele Anfragen bekommen von Firmen, die etwas verändern wollen. Vielen Unternehmen ist aber tatsächlich noch nicht bewusst, dass die Arbeitsumgebung eine Veränderung bewirken kann. Ich gehöre zur Generation Y und für mich war die Arbeitsumgebung ein Grund, den Arbeitsplatz zu wechseln, denn die Umgebung und die Atmosphäre sind für mich entscheidende Faktoren.
Wie für Sie war das Bürodesign für jeden Zehnten aus der Generation Y ein Kündigungsgrund. Warum ist der jüngeren Generation die Umgebung anscheinend wichtiger als der älteren?
Der jüngeren Generation ist das Thema Wertschätzung am Arbeitsplatz extrem wichtig. Ein kleines Büro mit einer Grundausstattung strahlt so eine Wertschätzung aber nicht aus. Außerdem wollen sie mehr Eigenverantwortung und die Entscheidungsfreiheit, wie, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen: Eine Desk-Sharing-Politik, in der jeder Mitarbeiter selbst entscheidet, wo er wann arbeitet, fördert dieses Gefühl. Jüngere Menschen suchen einen tieferen Sinn in der Arbeit und die Möglichkeit, sich selbst zu verwirklichen. Dadurch wird die Grenze zwischen Arbeit und Leben durchlässiger. Der private Lebensraum, zum Beispiel das Wohnzimmer mit der Couch und der Yucca-Palme, wird nicht selten zum Arbeitsplatz, andersherum finden im Büro vermehrt auch Team-Events, wie Afterwork-Treffen, statt. Dementsprechend muss sich auch die Gestaltung dieser Orte wandeln.
Wie konkret sieht ein gelungenes Zusammenspiel von Arbeits- und Lebenswelt aus, ohne dass die Mitarbeiter in einer Erschöpfungsdepression landen, weil die Arbeit sich immer mehr ins Private erstreckt?
Natürlich muss man aufpassen, wenn diese Grenzen verschwimmen. Die neue Entscheidungsfreiheit in unserer Arbeitswelt hat zur Folge, dass jeder für sich selbst die Grenzen ziehen muss, weil es der Arbeitgeber nicht mehr tut. Darin liegt aber die große Gefahr.
Es wird auch Unternehmen geben, die die Selbstausbeutung ihrer Mitarbeiter dankend in Kauf nehmen nach dem Motto „Mehr Arbeit bei gleichbleibendem Gehalt“. Ist es nicht auch Aufgabe des Arbeitgebers im Sinne der Fürsorgepflicht, Grenzen vorzugeben?
Ich selbst sehe auch die Verantwortung beim Arbeitgeber, der die Arbeitnehmer dabei unterstützen muss, die Arbeitszeiten einzuhalten. Wenn Arbeitnehmer ständig abends E-Mails schreiben, muss nachjustiert und gemeinsam eine Lösung gefunden werden, wie die Arbeit besser verteilt werden kann, um die Work-Life-Balance zu wahren.
Durch die Corona-Pandemie arbeitet ein Großteil der Angestellten plötzlich im Homeoffice. Wird die Telearbeit das gängige Arbeitsmodell der Zukunft?
Gängig würde ich nicht sagen. Ich glaube, dass es eher ein hybrides Modell, einen Mittelweg aus Homeoffice und Büro, geben wird. Durch die Corona-Pandemie haben viele Unternehmen gemerkt: Remote arbeiten kann funktionieren. Aber das, was den meisten Angestellten gerade immer mehr fehlt, sind der direkte Austausch und die spontanen Begegnungen mit den Kollegen. Die digitalen Tools fangen das noch nicht auf.
Es gibt mittlerweile sogar die spontanen Begegnungsmöglichkeiten über digitale Tools.
Ja, das wird schon gemacht. Ich bin in dem Forschungsverbundprojekt Future Meeting Space, bei dem es um die Meetings und Events der Zukunft geht. Corona hat einen Umbruch ausgelöst, nach wie vor sind viele Veranstaltungen abgesagt. Jetzt stellt sich die Frage, wie diese ehemals analogen Veranstaltungen digital und virtuell stattfinden können. Dabei lässt man sich von der Gaming-Industrie inspirieren. Nun kann man zum Beispiel mit einem Avatar durch die Bürogänge laufen.
Der Geschäftsführer eines Unternehmens sagte mir kürzlich, dass Büros der Vergangenheit angehören und sie in Zukunft nicht mehr gebraucht werden. Das heutige Büro sei reif fürs Museum. Wie sehen Sie das?
Das ist eine steile These. Wir sind soziale Wesen. Wir brauchen die direkte soziale Interaktion und den Wissenstransfer über Köpfe hinweg. Das lässt sich digital oder virtuell nicht auffangen. Wir werden weder fünf Tage die Woche im Homeoffice arbeiten, noch werden wir wieder in die Präsenzpflicht zurückgehen. Aus Effizienzgründen ist es aber durchaus sinnvoll, sich zu fragen, ob man die bisherige Bürofläche so noch dauerhaft braucht. Ich hoffe sehr, dass die Unternehmen stärker in die Richtung des Sharing-Modells denken: Dann hätte nicht mehr jeder einen Schreibtisch, sondern könnte Räume zeitweise nutzen. Es gibt ja auch nicht nur das Büro und das Homeoffice, sondern so viele andere Flächen, die temporär leer stehen. Manche nutzen die Stadtbibliothek mittlerweile auch zum Arbeiten. Das ließe sich ausbauen und erweitern. Und wie sieht es mit Restaurants aus, die nur abends geöffnet haben und tagsüber leer stehen? Das ist nicht flächeneffizient.
Wenn jetzt immer mehr Angestellte im Homeoffice arbeiten: Wie kann von Seiten des Arbeitgebers eine gute Unterstützung bei der Arbeitsplatzgestaltung aussehen?
Es ist in jedem Fall sinnvoll, interaktiv miteinander darüber zu sprechen, zum Beispiel in Workshops, in denen Mitarbeiter über ihre Ängste und Wünsche in Bezug auf das Homeoffice sprechen können. Unternehmen müssen im Zuge der Pandemie zum Teil einfach darauf vertrauen, dass die Angestellten ihrer Arbeit nachgehen.
Der einstige Kontrollzwang über Präsenzpflicht scheint ausgedient zu haben, oder?
Ich hoffe, dass das Vertrauen weiterwächst und die Kontrolle geringer wird, denn am Ende zählt das Ergebnis. Zumal es statistisch erwiesen ist, dass man die Acht-Stunden-Tage zu einem sehr großen Anteil nicht mit Arbeiten verbringt, sondern auch mit Austausch. Man geht sich mal einen Kaffee holen oder schaut einfach auch mal aus dem Fenster. Aber genau das sind die wichtigen Momente, in denen man abschaltet und auf neue Ideen kommt.
Nun ist es so, dass manche Arbeitgeber die digitalen Möglichkeiten nutzen, um ihre Mitarbeiter noch stärker zu kontrollieren.
Da muss mehr Vertrauen aufgebaut werden. Unternehmer sollten ihre Mitarbeiter auf eine Reise mitnehmen und ihnen den Sinn ihrer Arbeit aufzeigen. Was wollen wir erreichen? Wie sieht unser gemeinsames Ziel aus? Die Identifikation mit dem Unternehmen steigert die Eigenmotivation. Dann braucht man auch keine Kontrolle mehr.
Das Großraumbüro wurde in der Vergangenheit immer mehr zum Nonplusultra. Aus fragwürdigen Gründen, denn die negativen Folgen wie Stress durch Lärm und ständige soziale Kontrolle sind mittlerweile nachgewiesen. Jetzt kommt noch die Ansteckungsgefahr der Mitarbeiter durch Viren und Bakterien hinzu. Hat das Großraumbüro ausgedient?
Man muss erst einmal das Großraumbüro von einer vielfältigen Bürolandschaft unterscheiden. In einem Großraumbüro gibt es eine extrem hohe Mitarbeiterdichte und keine Angebote wie einen Ruheraum, eine Lounge oder einen Projekt- oder Besprechungsraum, sondern nur eine stupide Abfolge von Tischen. Das hat ausgedient. Eine Bürolandschaft hingegen ist ein Multispace und vielfältig gestaltet. Natürlich stellt sich auch da die Frage nach einer möglichen Ansteckungsgefahr. Aber selbst bei Einzelbüros werden Orte wie die Küche, die Sanitäranlagen oder der Eintrittsbereich gemeinschaftlich genutzt. Die Hygieneauflagen sind derzeit sehr hoch und es ist schwierig, sie umzusetzen. Aber wir werden uns irgendwann wieder einer Normalität annähern.
Dieses Interview ist in voller Länge zuerst im Magazin Human Resources Manager (Ausgabe 03/2020) erschienen.
