Krisen kommen selten mit Vorwarnung. Ob Cyberangriff, Compliance-Skandal oder Shitstorm in sozialen Medien – wenn es darauf ankommt, entscheidet nicht der Notfallplan im Ordner, sondern das tatsächliche Verhalten der beteiligten Menschen. Genau hier setzen Krisensimulationen an: Sie schaffen einen geschützten Raum, in dem Kommunikationsteams den Ernstfall realitätsnah durchleben können, ohne dass realer Schaden entsteht.
Resilienz – also die Fähigkeit einer Organisation, auf komplexe und dynamische Krisensituationen angemessen zu reagieren – lässt sich nicht allein durch theoretisches Wissen aufbauen. Sie entsteht durch Erfahrung. Und diese Erfahrung lässt sich gezielt herstellen.
Von der Theorie zur Praxis: Warum Simulationen wirken
In vielen Organisationen beschränkt sich die Krisenvorbereitung auf Handbücher, Notfallpläne und gelegentliche Workshops. Das Problem: In der akuten Krise fehlt die Routine. Wer zum ersten Mal unter extremem Zeitdruck eine Pressemitteilung formulieren, kritische Stakeholder koordinieren und gleichzeitig interne Informationslücken schließen muss, wird schnell an Grenzen stoßen.
Krisensimulationen schließen diese Lücke, indem sie die Teilnehmenden mit einem konkreten, fiktiven Krisenfall konfrontieren. Gemeinsam als Team müssen sie unter Zeitdruck Lösungen erarbeiten und Maßnahmen umsetzen – genau wie in einem echten Ernstfall. Das Besondere: Eine gute Simulation nutzt das gesamte Spektrum kommunikativer Kanäle: E-Mails mit realistischen Absendern, Telefonanrufe von simulierten Journalisten, Social-Media-Postings, fingierte Nachrichtenwebseiten oder sogar inszenierte TV-Beiträge sorgen für ein hohes Maß an Immersion. Die Teilnehmenden sollen das Gefühl bekommen, wirklich Teil dieser Situation zu sein.
„Der größte Lerneffekt einer Krisensimulation entsteht nicht durch das Lesen von Handbüchern, sondern durch das konkrete Erleben von Druck, Unsicherheit und Entscheidungszwang im Team. Erst wenn Menschen eine Krise einmal selbst durchlebt haben – und sei es nur simuliert –, verändern sie ihr Verhalten nachhaltig“, sagt Torsten Rössing, Geschäftsführer von Conducttr Germany, der seit über zwölf Jahren Organisationen in der Krisenbewältigung berät.
Der Weg zur eigenen Simulation: Ein strukturierter Prozess
Eine wirkungsvolle Krisensimulation entsteht nicht spontan. Sie folgt einem klaren Entwicklungsprozess, der sich in zwei Grundphasen gliedert: die Entwicklung und die Durchführung.
Die Entwicklung
Zieldefinition: Was genau soll trainiert werden? Geht es um die Verbesserung der internen Abstimmung, um den Umgang mit Medienanfragen oder um die Entscheidungsfindung unter Unsicherheit? Zwei bis drei klar definierte Primärziele sind dabei deutlich wirksamer als der Versuch, alles gleichzeitig abzudecken. Von diesen Zielen hängt auch die Wahl des Szenarios ab.
Der Krisenkern: Jede gute Simulation braucht einen überzeugenden Krisenkern – die eigentliche Ursache der fiktiven Krise. Dieser wird durch systematisches Fragen gefunden: Warum ist das passiert? Und warum das? Die Antworten verdichten sich zu einer in sich schlüssigen Geschichte, die im Kontext der Simulation zur „Wahrheit“ wird. Eng verknüpft damit ist die Schuldfrage: Wer trägt in der fiktiven Situation die Verantwortung? Szenarien, in denen die eigene Organisation zumindest eine Teilschuld trifft, sind kommunikativ besonders herausfordernd – und damit besonders lehrreich.
Szenario-Entwicklung: Ausgehend vom Krisenkern spinnen wir die Geschichte systematisch weiter. Hilfreich ist hierbei die Unterscheidung in Story und Plot. Während die Story die Krise chronologisch erzählt, ordnet der Plot die Informationen so an, wie sie die Teilnehmenden tatsächlich erreichen sollen – fragmentiert, aus verschiedenen Perspektiven und in eskalierenden Wellen. Denn reale Krisen zeichnen sich durch Informationsasymmetrie aus: Zu Beginn sind Informationen lückenhaft oder widersprüchlich, verschiedene Beteiligte verfügen über unterschiedliche Wissensstände. Genau dieses kontrollierte Chaos macht eine Simulation realistisch.
Inhaltserstellung: Je nach Umfang entstehen nun die eigentlichen Inhalte der Simulation. Dies können Texte in Form von Mails, Chatnachrichten oder Presseartikeln, aber auch Bilder, Social-Media-Profile, simulierte Webseiten oder vorproduzierte Video-Beiträge sein.
Eine Simulation entfaltet ihre Wirkung vor allem dann, wenn sie sich echt anfühlt. Eine wichtige Stellschraube hierfür ist die Glaubwürdigkeit der Inhalte – sie müssen die Besonderheiten der gewählten Kanäle berücksichtigen, von Zeichenbegrenzungen und Umgangsformen bis hin zu passenden Bildformaten.
Die Durchführung: Kontrolliertes Chaos erleben
Am Tag der Durchführung werden die Teilnehmenden mit dem Krisenszenario konfrontiert – und ab diesem Moment läuft die Zeit: Erste E-Mails treffen ein, ein Journalist ruft an, in sozialen Medien kursieren Gerüchte. Die Informationslage ist bewusst lückenhaft und widersprüchlich, denn genau so beginnen auch reale Krisen. Was stimmt? Was ist Spekulation? Wer weiß bereits Bescheid – und wer noch nicht? Diese Unsicherheit zu Beginn ist kein Zufall, sondern ein gezielt eingesetztes Gestaltungselement der Simulation. Denn erst im Auge des Sturms zeigt sich, wie ein Team wirklich funktioniert – und wo die blinden Flecken liegen, die kein Handbuch der Welt sichtbar machen kann.
Lesen Sie auch:
Dabei steuert im Hintergrund ein Simulations-Team das Geschehen in Echtzeit. Ein Facilitator koordiniert den inhaltlichen Ablauf und entscheidet, wer wann welche Informationen erhält. Professionelle Rollenspieler schlüpfen in die Rollen von Journalisten, Kunden, Behördenvertretern oder aufgebrachten Nutzern in sozialen Medien – und reagieren dabei nicht nur nach Skript, sondern auch adaptiv auf die Entscheidungen der Teilnehmenden.
Wer eine Presseanfrage ignoriert, erlebt, wie sich der Tonfall verschärft. Wer proaktiv kommuniziert, spürt die deeskalierende Wirkung.
Die Intensität der Simulation sollte dabei dem typischen Wellencharakter realer Krisen folgen. Phasen hoher Belastung mit zahlreichen gleichzeitigen Anfragen wechseln sich mit ruhigeren Momenten ab.
Entscheidend ist, dass die Teilnehmenden die Simulation nicht passiv konsumieren, sondern aktiv handeln müssen: Informationen bewerten, Strategien entwickeln, Maßnahmen umsetzen und ihre Entscheidungen gegenüber Stakeholdern vertreten. Entsprechend sollte die Simulation auch vorab kommuniziert und moderiert werden. Statt Frontalunterricht mit vorgegebenen Lösungswegen müssen die Teams eigenständig Ergebnisse erarbeiten.
Nach der Simulation
Den Abschluss einer Simulation bildet die Feedback-Runde: eine strukturierte Nachbesprechung, in der die Teilnehmenden, Rollenspieler und Beobachter ihre Eindrücke teilen und die Leistungen gemeinsam analysieren. Diese Phase ist für den nachhaltigen Lerneffekt mindestens ebenso wichtig wie die Simulation selbst.
Mehr als eine Übung
Krisensimulationen sind weit mehr als ein einmaliges Event. Sie legen häufig bislang unbekannte Schwachstellen in bestehenden Prozessen und Notfallplänen offen, die anschließend gezielt bearbeitet werden können. Und sie verändern die Haltung der Beteiligten: Wer eine Krise einmal durchlebt hat – und sei es nur im geschützten Rahmen –, geht mit einer ganz anderen Sensibilität in den Arbeitsalltag zurück.
Dabei muss eine Krisensimulation weder monatelange Vorbereitung erfordern noch ein gewaltiges Budget verschlingen. Auch kürzere, fokussierte Formate wie Mikrosimulationen, die zwischen 30 und 90 Minuten dauern, können einen spürbaren Trainingseffekt erzielen. Entscheidend ist nicht die Größe der Übung, sondern die Regelmäßigkeit.
Eine Krisensimulation ist kein Seminar mit Musterlösungen – sie lebt davon, dass die Beteiligten ihre eigenen Wege finden, scheitern dürfen und daraus lernen.
Am 20. April findet das Seminar „Krisensimulation für PR-Profis“ mit Torsten Rössing, Co-CEO von Conducttr Germany, statt. Veranstalter ist die Deutsche Presseakademie (depak), die zu Quadriga Media Berlin gehört. Alle weiteren Details zu den Lerninhalten- und -zielen des Seminars gibt es hier.
Autor*in
