Rückkehr mit angezogener Handbremse

Ende der Homeoffice-Pflicht

Nach den Werksferien mussten die Beschäftigten von Volkswagen ganz stark sein. In der Kantine des Markenhochhauses, in dem auch der Vorstand sitzt, geht es jetzt fleischlos zu. Die überregional bekannte VW-Currywurst soll es dort nicht mehr geben. Für diese muss man jetzt die Straßenseite wechseln und zu einer anderen Kantine gehen. Altkanzler und Ex-VW-Aufsichtsrat Gerhard Schröder zeigte sich auf Linkedin erschüttert.Die Aussicht auf ein gemeinsames Mittagessen in der Kantine oder in einem Restaurant dürfte für viele Angestellte, die während der Corona-Zeit fast ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben, eine Motivation sein, um wieder ins Büro zurückzukehren. Aber soll es überhaupt das Ziel sein, die Räume mit gleicher Auslastung wie vor Corona zu besetzen? Dass sich das Virus im Herbst und Winter wieder stärker verbreiten wird, gilt aus virologischer Sicht als sicher. Selbst geimpfte und genesene Personen können sich infizieren oder zur Quarantäne angehalten sein. Schöne Aussichten für den Büroalltag sind das nicht.

Das „Handelsblatt“ berichtete Anfang September, dass trotz der aufgehobenen Homeoffice-Pflicht lediglich rund 20 Prozent der Arbeitsplätze in Büros belegt seien, obwohl mehr erlaubt wäre. Fest steht: Es herrscht Zurückhaltung. Einige Firmen wollen die Rückkehr in Phasen organisieren. Andere es der Belegschaft selbst überlassen oder zumindest analoge Meetings wieder stattfinden lassen, damit sich ein Zusammengehörigkeitsgefühl ent­wickeln kann.

Wie schwierig die Rückkehr werden kann, zeigt das Beispiel Apple. Der IT-Gigant hatte seine Beschäftigten ab September in den USA an einigen Tagen wieder zurück ins Büro beordern wollen, musste aber seine Pläne verschieben. Die Delta-Variante breitete sich aus. Angestellte protestierten. In Deutschland hat die Deutsche Telekom eine klare Position bezogen – und intern eine Kampagne gestartet, die auch in den Sozialen Netzwerken zu sehen ist. Ab September sollen alle mindestens drei Tage pro Woche in der Firma arbeiten. Ein Video, das die Content Factory um Kommunikationschef Philipp Schindera zeigt, persiflierte den Homeoffice-Alltag. Die implizierte Botschaft: Kommt zurück, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter! Bei uns ist es schön – und sicher.

Die Kommunikation zur Bürorückkehr ist eine sensible Aufgabe. Zu viel Druck kann nach hinten losgehen. Plötzlich steht man als Organisation dar, die ihre Angestellten zwingen will, sie einem Gesundheitsrisiko aussetzt und die Zeichen der Zeit nicht erkannt hat. Macht man nicht klar genug, dass nach anderthalb Jahren eine Rückkehr erwünscht ist, bleiben die Büros vielleicht ziemlich leer.

Die aktuelle Situation bietet die Möglichkeit, sich als empathischer Arbeitgeber zu positionieren und mit zeitgemäßen Work-Life-Modellen für sich zu werben. Dass Homeoffice dabei eine zentrale Rolle spielen kann, war längst vor Corona klar.

1. Axel Springer

Axel Springer besetzt aktuell maximal 50 Prozent seiner Arbeitsplätze im Büro. Das Medienunternehmen mit Hauptsitz in Berlin strebt eine „Mischung aus Mobile Work und dem Arbeiten vor Ort“ an, wie Sprecher Jan Bauer sagt. „Für uns hat sich in den letzten Monaten klar herauskristallisiert, dass ein reines Büro-Arbeitsmodell für uns nicht infrage kommt.“

Selbst bei den tagesaktuell berichtenden Medien „Bild“ und „Welt“ befand sich der Großteil der Angestellten während der Lockdown-Phasen im Home­office. Wie Kommunikationsabteilungen haben auch Medienunternehmen Newsrooms eingerichtet, um spontane Interaktion zu fördern. Digitale Tools können das nur bedingt abbilden.

Die Aussicht auf den spontanen und informellen Austausch im Kollegium sieht Axel Springer als einen entscheidenden Faktor, um Beschäftigte wieder zur Bürorückkehr zu motivieren. Der zweite Faktor sind die Räumlichkeiten.

Neben dem bekannten Hochhaus an der Grenze von Kreuzberg und Mitte hat Axel Springer im vergangenen Jahr einen spektakulären Neubau eröffnet. Ein „Symbol für Medienwandel und Zusammenarbeit“ heißt es auf der Website. Die Dachterrasse des Neubaus erfreute sich schon diesen Sommer großer Beliebtheit. „Mit dem Axel-Springer-Neubau und unseren überarbeiteten Flächen im Hochhaus haben wir eine radikal moderne, attraktive Arbeitsumgebung geschaffen, die sich ideal für kreative Prozesse, Kollaboration, aber auch Stillarbeit eignet“, erklärt Bauer. Gleichzeitig hat das Unternehmen in Software-Tools investiert, die das Arbeiten in der Cloud und damit die Zusammenarbeit zwischen Beschäftigten im Homeoffice und im Büro erleichtert.

Die Kommunikation rund um Corona-bedingte Anwesenheitsregelungen liegt in den Händen einer Taskforce. Die zentrale Botschaft: „Wir stehen weiterhin zum Büro. Alle Mitarbeitenden sollen den Axel-Springer-Kiez in Berlin und andere Standorte als Orte der Kreativität, des persönlichen Austauschs und der Inspiration verstehen.“ Gleichzeitig setzt Springer auf die Freiheit, selbst zu entscheiden, wie und wo die Angestellten arbeiten wollen. Es gehe nicht darum, die Präsenz zu messen, sondern die Performance, sagt CEO Mathias Döpfner in einem Video. Für das Arbeitsmodell hat sich Springer einen griffigen Begriff überlegt: „Axel Springer Way of Work“, abgekürzt: „a_work“.

2. Beiersdorf

Eine sperrigere Botschaft für das künftige Arbeiten sendet der Konsumgüterhersteller Beiersdorf aus: „The new togetherness. Bringing your whole self to work whether returning back to the office or working remotely.“ Auch das Hamburger Unternehmen investiert ordentlich in seinen Hauptsitz. Ab Ende 2021 sollen die Beschäftigten in den neuen Beiersdorf-Campus umziehen. Wer für mehrere Hundert Millionen Euro eine neue Konzernzentrale baut, will seine Angestellten natürlich auch dort arbeiten sehen. Die Arbeitsumgebung ist beim Recruiting ein wichtiges Entscheidungskriterium.

Mit Beendigung der Homeoffice-Pflicht hat Beiersdorf eine Anwesenheitsregelung von bis zu 50 Prozent pro Person getroffen, teilt eine Sprecherin mit. Beispielsweise wurde die Kommunikationsabteilung in ein A- und B-Team gesplittet, das nun wechselweise im Homeoffice oder im Büro arbeitet. Spezielle Anreize für eine Bürorückkehr geben zu müssen, hält das Unternehmen aktuell für nicht notwendig. Beiersdorf hat Ende 2020 eine Betriebsvereinbarung geschlossen, die bis zu 40 Prozent flexibles Arbeiten ermöglicht. Zusätzlich gebe es individuelle Welcome-back-Aktionen. So hat zum Beispiel das Führungsteam der Derma- und Pflaster­marken laut Sprecherin eine Gefriertruhe aufgestellt und begrüßt die Mitarbeitenden mit einem Eis.

Das Unternehmen hat mit Beginn der Corona-Pandemie im Intranet einen Corona-Hub für aktuelle Informationen aufgebaut. Beiträge im Intranet und der „globale Sperrbildschirm“ sind weitere Instrumente, um die Angestellten zu erreichen. Townhall-Meetings finden inzwischen als hy­bride Veranstaltungen statt.

3. Swiss Life

Der Versicherungsanbieter Swiss Life stellt das künftige Arbeiten im Büro unter das Motto „From Headquarters to Heartquarters“. Mehr Flexibilität und ein höherer Anteil an Homeoffice sollen bei dem Unternehmen mit Standorten in München und Hannover zum Standard werden.

„Wir glauben an die Rolle des Büros“, sagt Kommunikationschef Maximilian Heiler. „Das Büro ist für uns so etwas wie der Heimathafen, in dem wir Begegnung ermöglichen.“ Rund 1.750 Personen sind für das Unternehmen tätig. Arbeiten mit Teammitgliedern auf Distanz war für sie aufgrund der zwei Standorte bereits vor Corona Alltag.

Wie die Arbeit künftig zwischen Zuhause und Büro organisiert wird, sollen die Teams entscheiden. Die Führungskräfte spielen laut Heiler eine zentrale Rolle. 40 Prozent mobiles Arbeiten und 60 Prozent Präsenz vor Ort ist die Unternehmensvorgabe. Inzwischen sei das Interesse am Arbeiten im Büro aufgrund der im Vergleich zum Frühjahr niedrigeren Infektionszahlen wieder deutlich gestiegen.

Wie viele andere Firmen ist auch Swiss Life in der Corona-­Zeit gewachsen. Es sind neue Beschäftigte dazugekommen, deren Onboarding komplett digital ablief und die die sonstigen Teammitglieder bisher nie persönlich getroffen haben. Das Interesse an persönlichem Austausch ist entsprechend hoch.

Mit Druck auf die Angestellten will Swiss Life nicht arbeiten. Die Kommunikation zur Bürorückkehr ist so angelegt, dass sie die Vorteile des Büros hervorhebt, aber gleichzeitig das Bedürfnis nach Homeoffice einbezieht. „Wir wollen Lust darauf machen, Teil des neuen Arbeitens zu sein“, betont Heiler. „Jeder Ort hat seine Vorteile.“

4. Bundesverband ­deutscher Banken

Beim Bankenverband ist man froh, dass die Beschäftigten keine Extramotivation benötigen, um wieder ins Büro zu kommen. Der Verband hat während der Corona-Zeit seinen Newsroom umgestaltet. Es gibt jetzt beispielsweise Rückzugsräume für Interviews und einen Bereich für hybride Videokonferenzen. In der Kommunikationsabteilung, die aus etwa 20 Personen besteht, können aktuell 25 Prozent der Angestellten gleichzeitig vor Ort sein.

Foto: Bankenverband
Der Bankenverband hat die leeren Büros genutzt, um sie aufzuhübschen. Im Kommunikationsbereich gibt es jetzt beispielsweise Rückzugsräume für Interviews.

„Viele haben die gemeinsame Teamarbeit im Newsroom vermisst. So gut das mobile Arbeiten in den zurückliegenden Monaten geklappt hat, so sehr haben wir auch festgestellt, dass der persönliche Austausch durch nichts zu ersetzen ist“, sagt Thomas Schlüter, Leiter of Media Relations. „Ideen und Themen in kleinen Gruppen oder auf Zuruf zu zirkulieren und weiterzuentwickeln, funktioniert im Newsroom schneller und effizienter als in Videocalls.“ Der Kommunikator ist sich sicher, dass mobiles Arbeiten auch nach der Pandemie fester Bestandteil der Arbeitswelt bleiben wird.

Der Bankenverband hat seinen Sitz in Berlin Mitte. Mit Wiedereröffnung der Gastronomie, dem Fortschreiten der Impfungen und einer Aufhebung der Testpflicht für den Außenbereich haben sich die Büros in der Hauptstadt überall deutlich gefüllt. „Die neuen Räume sind sicherlich zusätzlich motivierend, um wieder ins Büro zu kommen, da sie von den Mitarbeitenden als deutliche Verbesserung gesehen werden“, meint Schlüter.


Scholz & Friends: Remote first

Viele Kommunikationsagenturen haben bereits vor Ausbruch des Coronavirus ihren Angestellten Homeoffice ermöglicht. Die Agenturszene ist bekannt für lange Arbeitszeiten und musste sich familienfreundlicher aufstellen, um für Bewerber*innen attraktiver zu werden. Workshops, Brainstormings und Spontanmeetings galten lange als unverzichtbar, um kreative Ideen zu entwickeln. Die Corona-Zeit hat nun gezeigt, dass es auch ohne persönliche Treffen geht. Das auf Lockerheit ausgerichtete Agenturleben lässt sich allerdings online nicht imitieren.

Scholz & Friends will seine Angestellten erst einmal nicht zur Rückkehr ins Büro aufrufen. „Wir haben in den letzten 1,5 Jahren sehr gut, erfolgreich und mehrheitlich remote gearbeitet – bei wieder steigenden Inzidenzen bleiben wir vorsichtig und bitten unsere Mitarbeitenden weiterhin, möglichst remote zu arbeiten“, sagt Nele Schnieder, Managing Director People & Culture sowie Geschäftsführerin bei Scholz & Friends Berlin. Die Sehnsucht nach den Kolleg*innen sei allerdings groß. „In einer hoffentlich nahen Zukunft mit einer weniger angespannten Pandemielage kommen wir sicherlich auch wieder in deutlich größerer Zahl in die Büros.“ Interne Umfragen hätten gezeigt, dass die Mehrheit der Mitarbeitenden sich zumindest an einigen Tagen in der Woche eine Rückkehr ins Büro wünsche.

Die Agenturgruppe hat sich eine Obergrenze von 40 Prozent Belegung vor Ort gesetzt. „Wir liegen konstant bei rund 30 Prozent Belegung unserer Büros an den einzelnen Standorten“, erklärt Schneider.  „Wem zu Hause die Decke auf den Kopf fällt, wer seine Teampartner*innen um sich haben muss, kann natürlich jederzeit ins Büro kommen.“ Über den Sommer seien die Anwesenheitszahlen ein wenig nach oben gegangen. Wie andere Unternehmen auch macht Scholz & Friends neben dem Wunsch nach persönlichem Austausch die Räumlichkeiten mitverantwortlich für das Interesse an Büroarbeit. Speziell: die Dachterrasse.

Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe #Nachhaltigkeit. Das Heft können Sie hier bestellen.