In unserer neuen Serie teilen Verantwortliche der Internen Kommunikation Einblicke in Themen, Formate und Zuständigkeiten innerhalb ihrer Organisation oder Unternehmens.
Welche Kanäle bedienen Sie in der internen Kommunikation?
Wir haben ein Social Intranet, welches via Desktop oder per App genutzt werden kann. Wir ziehen die klare Trennung zwischen News & Wissen auf Sharepoint und Interaktion über Viva Engage. Hier gibt es Communities, die gruppenweit für alle voreingestellt sind sowie zahlreiche Communities zu den verschiedenen Interessensfeldern der Kolleg:innen, die von diesen selbstständig gewählt werden. Wir führen quartalsweise ein hybrides Townhall auf Vorstandsebene durch, das heißt wir streamen live aus unserem Headquarter in Filderstadt. In den anderen Niederlassungen treffen sich die Kollegen zum Public Viewing und parallel wird auch gestreamt. Die Teams selbst kommunizieren vor allem via Teams und klassisch über E-Mails.
Da viele unserer Kolleg:innen, mich eingeschlossen, auch auf Linkedin unterwegs sind, denken wir diesen externen Kanal auch stets intern. Welche Informationen können wir kommunizieren, die sowohl extern als auch für Mitarbeitende interessant sind? Manchmal genügt ein Halbsatz, um beide Welten miteinander zu verbinden.
Über welche Themen informieren Sie aktuell besonders intensiv?
Wir informieren über aktuelle Change-Projekte, um das Verständnis dafür zu schärfen und die Kollegen mitzunehmen. Außerdem finden bei uns demnächst viele Kundenevents statt, auch hierüber informieren wir.
In welchen Formaten spricht der CEO über geschäftliche Entwicklungen?
Wir veranstalten einmal im Quartal unsere Townhalls, auf denen unser CEO und der gesammelte Vorstand vertreten sind. Außerdem haben wir die CEO-Videoreihe „5 minutes with Michael“ ins Leben gerufen. Hier führe ich im Monatsturnus ein kurzes Interview mit unserem CEO zu einem aktuellen Thema, zu dem die Kolleg:innen via Sharepoint abgestimmt haben. Außerdem nutzt der CEO seinen Viva-Engage-Kanal „Beyond“ für die Interaktion mit den Mitarbeitenden.
Für was für Inhalte interessieren sich die Mitarbeiter am meisten?
Kurze, prägnante Videos, die aktuelle Sachverhalte aufgreifen: seien es Flurfunkthemen, aktuelle Entwicklungen oder auch Best Practices von anderen Kolleg:innen. In diesen Formaten geben wir Themen und Fragen eine Bühne, die intern von hohem Interesse sind, beispielsweise „Was ist an aktuellen Gerüchten zu einem bestimmten Thema dran?“ oder „Wieso wurde eine bestimmte strategische Entscheidung getroffen?“ – immer mit der passenden Ansprechperson.
Welche Abteilungen sind im Unternehmen für die interne Kommunikation verantwortlich?
Hauptverantwortlich für die Top-down Kommunikation ist unser Bereich Corporate Brand & Communications. Wir stellen im engen Zusammenspiel mit People & Culture und den Projektverantwortlichen größerer, interner Projekte auch Formate für die Mitarbeiterinformation und -interaktion zur Verfügung. Am Ende gehen die Themen, wenn sie über die Sharepoint-News veröffentlicht werden sollen, über unseren Tisch. Wir kümmern uns um eine zielgruppengerechte Ansprache und das passende Kommunikationsformat. Führungskräftekommunikation ist einer der wichtigsten Treiber für die interne Kommunikation. Hier unterstützen wir einmal im Quartal, indem wir die Führungskräfte mit Quartalszahlen oder einer Übersicht zum Kundenmarkt auf einem PowerPoint-Deck zu aktuellen Themen und Entwicklungen informieren. Die Führungskräfte teilen das Deck dann in ihren Teammeetings und machen die Themen für ihr eigenes Team begreifbar.
Inwieweit können sich Mitarbeiter selbst einbringen und aktiv an der Kommunikation beteiligen?
Wir haben diverse Formate für den Austausch, ob direkt live in den Townhalls, über gesonderte Q&A-Sessions einem virtuellen Briefkasten oder gesonderten Postfach mit dem Titel „Ask me anything“. Wenn jemand News zum Teilen hat, kann er entweder den rein informativen Weg über uns und die Sharepoint-News wählen oder selbst einen eigenen Beitrag auf Viva Engage posten.
Anhand welcher KPIs messen Sie Erfolge in der internen Kommunikation? Welche sind ihnen besonders wichtig?
Sharepoint bietet zahlreiche Analysemöglichkeiten wie Reichweite, Zugriffrate, Verweildauer, Kommentare und Likes. Bei Videos schauen wir uns auch immer genau die Verweildauer und gegebenenfalls Sprungmarken an, um herauszufinden, welche Themen wirklich interessant sind. Ich persönlich gehe auch sehr gerne direkt in den Austausch mit Kolleg:innen aus den verschiedensten Bereichen und frage aktiv nach: Habt ihr die News schon gelesen oder das Videointerview gesehen? Am Ende geht es darum, dass die Kolleg:innen nicht nur die Überschriften lesen, sondern wirklich verstehen, was gerade im Unternehmen passiert. Dann können sie auch Feedback geben und in den Dialog treten.
Die All for One Group ist ein börsennotiertes Unternehmen mit aktuell circa 3.000 Mitarbeitenden. Der Hauptsitz ist in Filderstadt.
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