Interne Kommunikation soll in unsicheren Zeiten Orientierung geben, Wandel begleiten und den Zusammenhalt stärken – doch vielerorts fehlt es an Ressourcen, klaren Strategien und belastbarer Wirkungsmessung. Zu diesem Ergebnis kommt der „Trendmonitor Interne Kommunikation 2026“, den der PR-Dienstleister Staffbase gemeinsam mit der School for Communication and Management (SCM) veröffentlicht haben. Für die Erhebung wurden zwischen Juni und Juli 2025 insgesamt 431 Fach- und Führungskräfte befragt, die in Unternehmen im deutschsprachigen Raum mit interner Kommunikation befasst sind.
Nur ein Drittel mit eigener IK-Abteilung
Demnach arbeitet nur jeder dritte Befragte in einer eigenen Abteilung für interne Kommunikation. Je größer das Unternehmen, desto eher existiert eine IK-Abteilung. Wo es keine eigene Einheit gibt, ist die IK oft in der Unternehmenskommunikation angesiedelt (51 Prozent), im Marketing (15 Prozent) oder in der HR-Abteilung (8 Prozent). Fast jeder Zehnte gibt an, es gebe gar keine organisierte interne Kommunikation. 25 Prozent dieser Befragten sagen, die Einrichtung einer eigenen Abteilung werde nicht als ausreichend relevant erachtet. Zwei Drittel geben an, einen integrierten Ansatz zwischen interner und externer Kommunikation zu verfolgen.
Lesen Sie auch:
- „Newsroom light“: Interne Kommunikation wirksam gestalten
- Befragung: CEOs erreichen viele Menschen nicht
- „Meine Rolle hat sich inhaltlich stark gewandelt“
Über die personelle Ausstattung gibt es geteilte Meinungen. Insgesamt zeigen sich die Befragten überwiegend zufrieden. Tendenziell kritischer zeigen sich jene, die nicht in einer eigenen Abteilung arbeiten. Dort bewerten rund 27 Prozent der Befragten die personelle Ausstattung als schlecht (20 Prozent gut, 39 Prozent ausreichend), während von jenen Befragten, die in einer eigenen Abteilung tätig sind, 21 Prozent die Ausstattung als schlecht einstufen (26 Prozent gut, 36 Prozent ausreichend).
Das Budget für die interne Kommunikation stagniert. Erstmals ist nach Jahren eines gewissen Aufwärtstrends ein klarer Überhang an Kürzungen zu verzeichnen, wie es in der Studie heißt. 40 Prozent der Befragten melden demnach ein gleich gebliebenes Budget, 17 Prozent Kürzungen und nur 13 Prozent Erhöhungen. Rund jeder Fünfte arbeitet mit weniger als 10.000 Euro Jahresbudget. Auffällig hoch ist der Anteil ohne festgelegtes Budget (24,5 Prozent) – den Studienautoren zufolge ein Signal für fehlende Transparenz und Planungssicherheit.
Zieldefinitionen oft unklar
Nahezu alle Befragten halten eine definierte Strategie für wichtig, doch nur eine Minderheit (17 Prozent) verfügt nach eigener Einschätzung über eine professionelle, umfassend ausformulierte IK-Strategie. Die Hälfte der Befragten arbeitet mit Grundsätzen ohne ausgearbeitetes Konzept, ein weiterer Teil (24 Prozent) verzichtet ganz auf ein schriftliches Fundament. Entsprechend sieht nur etwa die Hälfte der befragten Kommunikationsprofis die Ziele auch als klar an. Dabei zeige sich, so schreiben die Studienautoren, dass die Ziele klarer seien, wenn sie direkt von der internen Kommunikation festgelegt würden. Häufig übernimmt die Zieldefinition aber die Unternehmenskommunikation (44 Prozent) oder die Geschäftsführung (17 Prozent).
Als wichtigste Ziele nennen die Befragten, Verständnis für wirtschaftliche Ziele, Strategien, Prozesse und Entscheidungen zu schaffen (54 Prozent) sowie Change- und Transformationsprozesse zu unterstützen (45 Prozent). Auf Rang drei (32 Prozent) steht die Unterstützung der Führungskräfte bei der Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Klassische Aufgaben wie Wissenstransfer (23 Prozent) oder Motivation und Wertschätzung (20 Prozent) rangieren deutlich dahinter.
Vor allem Ziele, die die Organisation und Strategie betreffen, stehen im Fokus der internen Kommunikation. © Staffbase
Letzteres ist bemerkenswert, da die Befragten als eine der größten Herausforderungen für die interne Kommunikation die Erreichung der Mitarbeitenden und den Versuch, sie zur aktiven Teilnahme zu bewegen, nennen. Gleichzeitig beklagen aber viele Befragten auch die Personalknappheit – mehr als vier von zehn Befragten sehen hierin eine zentrale Hürde, laut Studienautoren deutlich mehr als in früheren Erhebungen.
Change-Themen bestimmen erstmals die Inhalte
Erstmals bestimmen laut „Trendmonitor“ Change-Themen den inhaltlichen Fokus der IK. Auf die Frage, welche Themen und Inhalte am intensivsten behandelt werden, stehen sie mit 51,5 Prozent an der Spitze der Nennungen, gefolgt von HR-Themen (49 Prozent). Strategische Fragen, die in den Vorjahren noch den Spitzenplatz belegten, verlieren weiter an Relevanz und liegen mit 42 Prozent auf Rang drei. In großen Unternehmen stehen Strategiethemen allerdings weiterhin an erster Stelle.
Bei Haltungsthemen scheinen die Unternehmen unsicher oder zurückhaltend zu agieren. Zwar hält eine große Mehrheit der Befragten es für notwendig, dass Unternehmen sich zumindest in bestimmten Situationen positionieren, etwa wenn die Unternehmenswerte berührt werden, ein Bezug zum Geschäft besteht oder wenn die Belegschaft eine Stellungnahme aktiv einfordert. Doch nur ein Teil der Unternehmen (42 Prozent) kommuniziert auch klar nach innen und außen zu gesellschaftspolitischen Fragen, 41 Prozent machen gar keine Angabe.
Die Themen und Inhalte richten sich nach den wichtigsten Zielen. © Staffbase
Die meistgenutzten Formate der IK sind Nachrichten und Mitteilungen des Vorstands. Zugleich gewinnen Hintergrund- und Projektberichte an Bedeutung. Bei den Kanälen zeigt sich eine hybride Landschaft: Digitale Basisinstrumente wie Intranet, E-Mail und kollaborative Suites sind weit verbreitet. Vor allem in großen Unternehmen sind darüber hinaus seit 2022 Social Intranets, Mitarbeiter-Apps, interne soziale Medien, Podcasts und Digital Signage etabliert worden. Zugleich schätzen die Befragten persönliche Formate wie das Gespräch und Mitarbeiterversammlungen als besonders hoch ein.
Führungskräfte gelten als entscheidender Hebel: Mehr als 85 Prozent bewerten ihren Einfluss auf die Wirksamkeit der IK als hoch oder sehr hoch. Gleichzeitig nennen fast drei Viertel fehlendes Kommunikationsverständnis als größte Hürde, rund 63 Prozent Zeitmangel. Unterstützt werden Führungskräfte vor allem durch Briefings aus der Unternehmenskommunikation sowie Leitfäden, Vorlagen und redaktionelle Hilfen. Knapp 18 Prozent geben an, dass Führungskräfte gar keine Unterstützung erhalten.
Systematische Erfolgsmessung weiterhin defizitär
Die Erfolgskontrolle bleibt nach Angaben der Befragten ein strukturelles Defizit. Nur knapp ein Drittel verfügt über Mechanismen, um zu prüfen, ob Kommunikationsziele erreicht werden. In mehr als der Hälfte der Organisationen findet keine systematische Erfolgsmessung statt. Als Hauptgrund nennen die Befragten fehlende Ressourcen (50 Prozent), gefolgt von mangelndem Know-how (18 Prozent) und fehlendem Interesse (17 Prozent). Wo gemessen wird, rücken Engagement- und Beteiligungswerte sowie Stimmungsbilder stärker in den Vordergrund.
Künstliche Intelligenz ist der wichtigste Zukunftstrend. © Staffbase
Perspektivisch wird künstliche Intelligenz für die interne Kommunikation immer wichtiger. Mehr als zwei Drittel der Befragten sehen KI und Personalisierung als wichtigsten Zukunftstrend. Die meisten Befragten sehen KI als Chance. Schon heute nutzen 86 Prozent der Befragten KI im Arbeitsalltag, vor allem textbasierte Tools und Übersetzungsprogramme. Hemmnisse bestehen dort, wo der Einsatz aus betrieblichen Gründen untersagt ist oder klare Leitlinien fehlen. Gleichzeitig gewinnen emotionale Bindung, Sinnvermittlung, persönlicher Austausch sowie Interaktivität und Partizipation an Gewicht.
Autor*in
